ドリーム・アーツ、業務デジタル化クラウド「SmartDB」に文書改訂機能を追加

　株式会社ドリーム・アーツは17日、大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB」において、正式文書を公開したまま改訂文書のレビューができる「文書改訂機能」を提供開始したと発表した。ISO文書の管理にも適用できるという。

　SmartDBは、複雑な承認プロセスを持つ社内の申請業務をペーパーレスで決裁できるワークフロー機能と、細やかな権限設定を行える文書管理機能を備えた、大企業向け業務デジタル化クラウド。これを利用することにより、複数のシステムを連携させることなく、ワークフローのシステム化と、業務で利用する文書の一元管理を行える。

　そのSmartDBでは、文書管理機能として、文書の公開・改訂に伴う承認依頼や承認経路設定の自動化、バージョン管理、改ざん防止の仕組み化、全文検索などを提供していたものの、「文書改訂が発生した際、これまでは、旧版文書を閲覧できる状態のまま改訂レビューを回し、承認完了後に新版文書に差し替える」という処理を実現しようとした場合は、軽微な開発を行う必要があったとのこと。

　しかし、より簡単にこのような処理を実現したいというニーズが多かったことから、ドリーム・アーツでは今回、標準機能として文書改訂機能を搭載した。同機能は、初回の文書公開時に利用する「公開レビュー」と、公開後に文書を改訂する「改訂レビュー」から構成される。まず「公開レビュー」では、公開レビューの承認が完了次第、正式文書が公開され、利用開始となる。その後、文書の改訂が必要になった場合は、「改訂レビュー」の機能により、旧版を公開したままで新版レビューの承認処理を実施。新版レビューの承認が完了した後に、旧版と新版を自動で差し替えてくれるという。

　SmartDBの価格は、500名までの場合で月額50万円（税別）から、それ以上の場合は個別見積もり。今回の新機能は標準機能のため、追加料金は必要ない。

　なおドリーム・アーツでは、これによって、ISO9001（品質マネジメント）、ISO14001（環境マネジメント）などに必要な仕組み作りを、標準機能のみで、より簡単に実現可能になったとアピールしている。また具体的な活用例としては、社内規定、作業手順書、内部監査チェックシート、就業規則、製品資料（マニュアル、設計書）などを挙げた。