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住友電工情報システム、画面カスタマイズや自動登録の強化などを行った文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus 4.5」

 住友電工情報システム株式会社は20日、文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」の新版「同 Ver.4.5」を発表した。パッケージライセンスの価格は150万円(税別)から。

 楽々Document Plusは、Officeファイルや契約書、ISO文書、複合機から取り込んだ紙文書の管理など、さまざまな用途で利用できる文書管理・情報共有システム。複数のファイルを1つの文書(ドキュメント)に添付し、日付や作成者などの必要な属性情報を付与してフォルダに保存・管理することができる。また登録した文書は、属性検索やあいまい検索などの機能により素早く取り出せるとした。

 今回の新版では、まず、閲覧・登録メニューの表示/非表示や、画面配色(ベースカラー/背景色)、文字サイズ、ログイン後の初期表示画面をカスタマイズできる機能が搭載された。システム共通の設定で画面配色を企業カラーに合わせたり、ログイン後の初期表示画面を検索画面にしたりといった、導入企業の用途に合った画面のカスタマイズに対応する。ユーザーごとの設定も可能なため、個人が使いやすい画面にもカスタマイズできるとのこと。

 また楽々Document Plusでは、複合機やメールなど複数の方法で文書を自動登録できるが、今回はこの自動登録機能を拡張。ファイルを登録する際、文書番号や作成日などの情報を利用して、登録先フォルダを自動振り分け可能にした。オプションのエリアOCR機能と組み合わせることで、紙の文書に記載されている文書番号などの情報に基づき、その文書の登録先フォルダを振り分けられるという。

 このほか、登録済み文書の自動改訂にも対応しており、グループウェアなど別のシステムから出力された文書を楽々Document Plusに自動登録するような運用で、元のシステムの内容に変更があった場合、すでに楽々Document Plusに登録済みの文書情報も連動して更新(改訂)することができる。

 加えて今回は、e-文書法対応における一括検証機能を刷新し、楽々Document Plusの画面上で、検証対象の文書の検索から一括検証までを通して行えるように改善。PDF印影の強化や、フォルダを検索する機能の追加なども行われている。