住友電工情報システムの文書管理・情報共有システム新版、ビューワ機能で付せんを利用可能に

　住友電工情報システム株式会社は、文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」の新版「同 Ver.5.2」を、11月5日より販売開始すると発表した。より柔軟に文書を表示・管理できるよう、各種機能を強化しているという。

　楽々Document Plusは、一般のOffice文書をはじめ、契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、e文書法への対応など、幅広い用途で利用できる文書管理・情報共有システム。1つの文書（ドキュメント）に複数のファイルを添付し、作成日や作成者などの必要な属性情報を付与したうえで、その文書を「フォルダ」に保存して管理できるという。また、属性検索やあいまい検索を組み合わせた検索機能に備えているので、登録した文書から必要な情報をすばやく取り出せるとのこと。

　今回の新版では、文書の表示や管理の柔軟性に焦点を当てた機能強化を行っている。もともと楽々Document Plusでは、ファイルをダウンロードすることなく内容を確認できるビューワ機能を備えているが、今回、このビューワの自由な場所に、個人用、あるいは共有の付せんを張り付けられるようになった。

　例えば、コールセンター業務でよく案内するマニュアルのビューワに、個人用のメモとして付せんを張り付けたり、紙図面に直接書き込みをするように、図面のビューワ上に承認時の注釈やコメントを共有の付せんとして張り付けたり、といったことが可能になる。

　また、複数のフォルダから条件に一致する文書だけをまとめて一覧表示する「フォルダ結合ビュー」を定義できるようになった。必要に応じてフォルダ結合ビューを定義しておけば、ユーザーはいちいち文書を探し出す手間をかけなくても、これをクリックするだけで必要な文書を閲覧できるとのこと。

　なお、フォルダ結合ビューは関係者との共有にも対応しており、例えば、部署ごとにフォルダを分けて管理している契約書のうち、契約が有効なものを法務部がひとまとめに確認する際に、全部署の契約書をフォルダ結合ビューで一覧表示する、あるいは、年度ごとにフォルダを分けて案件管理している文書のうち、過去の完了案件のみをまとめて一覧表示する、といった使い方ができるとした。

　このほか今回は、スマートフォン専用の承認画面を提供しており、スマートフォンからも文書の承認や状況照会などの操作がしやすくなっている。