住友電工情報システム、検索結果の使い勝手などを向上させた文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus Ver.4.7」

　住友電工情報システム株式会社は20日、文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」の新版「同 Ver.4.7」を販売開始すると発表した。検索機能を改善したほか、システムの導入や移行をより簡単にするための文書一括登録用テンプレート作成機能、関連文書のツリー表示機能などを追加しているという。

　楽々Document Plusは、オフィス文書はもちろん、契約書やISO文書、複合機から取り込んだ紙文書の管理など、さまざまな用途で利用できる文書管理・情報共有システム。1つの“文書（ドキュメント）”に複数のファイルを添付して、日付や作成者などの必要な属性情報を付与し、その文書をフォルダに保存して管理できる。また登録した文書は、属性検索やあいまい検索といった検索機能を利用し、迅速に取り出せるという。

　今回の新版では、全文検索を行う際、添付ファイルの内容を検索対象から外し、件名や備考など、複数の属性情報を横断して検索できるようになった。従来は、添付ファイルの内容を含めた属性情報を横断して検索していたが、添付ファイルの内容も検索結果としてヒットするため、ヒット件数が多くなりすぎて目的の文書が見つけにくい場合があったという。こうした場合に添付ファイルを検索対象外にすることで、目的の文書を見つけやすくなるとのこと。

　また、楽々Document Plusへ文書を一括登録するためのテンプレートCSVファイルを、自動作成できるようになった。従来は、文書を一括登録するために「どの部署の」「誰が」「どんなファイルを」「どういう承認経路で」という付属情報を、1つの文書ごとに手入力する必要があったため、入力間違いなどが起こり、時間がかかっていたという。

　対して新機能では、手入力していた情報や、文書の形式に合わせた記入例などが記載されたテンプレートCSVファイルを自動作成してくれることから、一括登録にかかっていた手間を大幅に削減できるとした。

　このほか今回は、フォルダやキャビネットの文書一覧画面にて、関連文書（親文書・子文書）を一覧でツリー表示し、文書全体の関連性を俯瞰（ふかん）する機能が追加された。例えば契約書管理では、基本契約に関連する個別契約や、個別契約に関連する覚書などを一覧で確認できるので、ある契約の内容を変更する場合に影響を受ける文書が、一目で分かるとしている。