住友電工情報システム、文書登録の自動化などを強化した文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus 5.3」

　住友電工情報システム株式会社は8日、文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」において、自動化によって文書登録の手間を軽減する機能などを搭載した新版「同 Ver.5.3」を、同日より販売開始すると発表した。

　楽々Document Plusは、一般のOffice文書をはじめ、契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、e文書法への対応など、幅広い用途で利用できる文書管理・情報共有システム。1つの「文書」に複数のファイルを添付し、作成日や作成者などの必要な属性情報を付与したうえで、その文書を「フォルダ」に保存して管理することができる。また登録した文書では、属性検索やあいまい検索を組み合わせた高度な検索により、必要な情報をすばやく取り出せるとのこと。

　今回の新版では、AIの自然言語処理を活用し、契約書ファイルの中から、契約先社名／氏名などの固有名詞や、契約金額／契約開始日／契約終了日などの表現を抽出することが可能になった。自動で抽出されたこれらの固有表現は、楽々Document Plusの属性情報として自動セットでき、台帳管理や項目単位での属性検索などで活用できるとのこと。なお、この機能はオプションで提供される。

　さらに、形式が決まった書類において、指定したエリアの情報を自動抽出し、文書の属性情報として登録する「エリアOCRオプション」も強化した。表記ゆれの統一や不要な文字の除去など、エリアOCR結果の自動補正と一括修正が可能になっている。例えば、社名の「（株）」を「株式会社」に置換したり、氏名の情報から「様」や「殿」などの文字を除去したり、といった自動補正が可能だ。

　このほか、ファイルサーバーからのデータ移行を簡易化するため、ファイルサーバーのフォルダ階層とファイルを、そのまま楽々Document Plusへ移行できるようになった。

　従来のデータ移行では、フォルダ一括作成機能などでフォルダを作成し、作成したフォルダに文書一括登録機能などで文書を登録する必要があったほか、これらの機能を利用する際は、事前にCSVファイルを作成しておく必要があったという。しかし新機能を利用すると、ファイルサーバー側のフォルダを指定するだけで、配下のフォルダツリー構造を楽々Document Plus上に自動作成可能。ファイルサーバーに保管されているファイルも、文書として自動登録できるとのことだ。