住友電工情報システム、表紙付きPDFダウンロード機能などを追加した文書管理・情報共有システム新版

　住友電工情報システム株式会社は21日、文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」の新版「同 Ver.4.6」を発表した。新機能として、表紙付きPDFを作成してダウンロード可能にする機能などが追加されている。販売は同日から開始されているとのこと。

　楽々Document Plusは、Microsoft Office文書のみならず、契約書やISO文書、複合機から取り込んだ紙文書などの管理といった、さまざまな用途で利用できる文書管理・情報共有システム。1つの“文書（ドキュメント）”に複数のファイルを添付し、日付や作成者などの必要な属性情報を付与したうえで、文書を「フォルダ」に保存して管理できる。また登録した文書は、属性検索やあいまい検索といった検索機能を利用して、すばやく取り出せるという。

　今回の新版では、楽々Document Plusに登録された文書の属性情報、承認履歴から表紙を生成し、添付ファイルと連結してPDFファイルをダウンロードできる機能が追加された。PDFファイルをダウンロードする際には、複数の添付ファイルに開始／終了ページを指定してPDFファイルを作成することもできる。

　登録された文書を紙で配布する場合、従来は表紙を作成し、添付ファイルをそれぞれ別に印刷して、セットにした状態で回覧する必要があったが、この新機能を利用すると、文書詳細画面の「PDFダウンロード」ボタンからワンアクションで必要な文書情報を表紙として生成し、添付ファイルの内容もまとめたPDF出力を行えるので、利便性が向上するとしている。

　また、楽々Document Plus内の文書を任意の項目でグルーピング（カテゴリ分け）し、グルーピング単位での件数や合計値の表示を行える「カテゴリビュー機能」も新たに搭載された。組織／個人ごとに任意の項目でソートまたは分類、集計された文書一覧を表示できるため、文書一覧の利便性が向上するとのこと。

　このほか、動画・音声ファイルへの対応を強化。楽々Document Plusに添付された動画・音声ファイルを自動判定し、文書一覧、照会画面に特別なアイコン（メディアプレイヤーアイコン）を表示する。さらに、アイコンをクリックすると、ファイルをダウンロードすることなくメディアプレイヤーで再生することも可能だ。

　検索機能では、作業中文書も検索できるように機能拡張が行われ、文書状態（新規、改訂、廃棄作業中）、発行状態（発行前、発行後）、ワークフロー状態（実行前、実行中、完了）などで絞込み検索を実施できる。