住友電工情報システム、契約書管理機能を改善した文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus 5.1」

　住友電工情報システム株式会社は13日、文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」の新版、「同 Ver.5.1」を販売開始すると発表した。検索画面のリニューアル、契約書管理における期限管理機能強化などを行っているという。

　楽々Document Plusは、一般のOffice文書をはじめ、契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、e文書法への対応など、さまざまな用途で利用できる文書管理・情報共有システム。ひとつの「文書（ドキュメント）」に複数のファイルを添付し、作成日や作成者などの必要な属性情報を付与、その文書を「フォルダ」に保存して管理できる。また、属性検索やあいまい検索を組み合わせた高度な検索により、登録した文書から必要な情報をすばやく取り出せるとした。

　今回の新版では、検索画面のリニューアルを実施。検索画面をひとつにまとめ、1画面上で、全文検索（あいまい検索）と文書の作成者や作成日といった属性による絞り込み（属性検索）を組み合わせた検索ができるようになった。

　さらに、検索結果でファイルの中身が一目でわかるサムネイル付きのサマリー表示と、各文書の属性が確認しやすい一覧表示を、自由に切り替えて表示できるようにしたとのこと。これにより、例えば、あるキーワードを含む契約書をリストアップし、一覧表示形式でExcelファイルに出力、そのまま台帳として関係部門にメール添付する、といったことも簡単にできるようになったとしている。

　一方では、契約書管理の機能改善も行った。従来、フォルダ単位での管理項目だった、契約期限が近づいた際の通知メールの送付先、契約期限超過時の督促メールの送付先を、契約書の文書ごとにきめ細かく設定して送付できるようになった。送付先には、部署などのグループや個人を指定できる。

　このほか、契約期限超過時の督促メールの文面設定、契約書の自動更新の設定、といった機能についても改善を行ったことで、より柔軟に使いやすくなったとのこと。