住友電工情報システム、DocuSignとの連携に対応した文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus 6.2」

　住友電工情報システム株式会社は、文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」において、電子署名サービス「DocuSign（ドキュサイン）」との連携に対応した新版「楽々Document Plus Ver.6.2」を、11月26日より販売開始すると発表した。

　楽々Document Plusは、一般のOfficeファイルをはじめ、契約書やISO文書、電子帳簿保存法（e文書法）に対応した国税関係書類など、あらゆる文書をペーパーレス化して利用できる文書管理・情報共有システム。1つの「文書（ドキュメント）」に複数のファイルを添付し、作成日や作成者などの必要な属性情報を付与したうえで、その文書を「フォルダ」に保存して管理できるという。また登録した文書は、属性検索やあいまい検索を組み合わせた検索機能を用いて、必要な場合にすばやく取り出せるとのこと。

　今回の新版では、すでに連携済みの電子契約サービス「クラウドサイン」に加え、グローバルで実績のあるドキュサインとの連携機能を新たに搭載した。ドキュサインとは2通りの方法で連携でき、楽々Document Plusへ取り込んだ契約書は、全文検索や期限管理などのあらゆる機能を活用できるとのことで、これにより、紙と印鑑での作業を撤廃し、契約書の申請から締結・保管までをシステム上で一貫して管理できるようになったとしている。

　具体的な連携方法としては、以下の2通りに対応している。

1）楽々Document Plus上で承認した契約書のPDFファイルをドキュサインに自動でアップロードするとともに、ドキュサインでの契約結果を楽々Document Plusに自動で取り込む

2）ドキュサイン上で作成した契約書や相手方から受信した契約書を、契約締結後、楽々Document Plusに自動で取り込む

楽々Document Plusのドキュサイン連携イメージ

　さらに、楽々Document Plusのワークフロー機能を活用すると、契約締結前のリーガルチェック（契約審査）が行えるため、契約書の作成や、審査から締結後の保管までをシステム上で一貫して管理できるとしている。

　なお、2022年1月の電子帳簿保存法では、電子契約による取引関係の書類・契約書は電子取引の一部とみなされ、電子契約書の電子保存が義務付けられる。楽々Document Plusでは、タイムスタンプの付与が不要な「訂正削除の履歴を記録するシステム」としてJIIMA認証を取得しているため、住友電工情報システムでは、電子契約後の契約書を安心して保管できるとアピールしている。