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住友電工情報システムの「楽々Document Plus」、コンテンツクラウド「Box」と連携
2022年12月5日 10:00
住友電工情報システム株式会社は1日、文書管理・情報共有システムの最新版「楽々Document Plus Ver.6.4」を販売開始した。最新版では、コンテンツクラウド「Box」との連携により、社外とのファイル共有にも柔軟に対応できるようになった。
楽々Document Plusは、ドキュメントDXを推進する文書管理・情報共有システム。一般のオフィス文書をはじめ、契約書やISO文書、電帳法（e文書法）に対応した国税関係書類など、各種文書のペーパーレス化を実現する。
最新版では、コンテンツクラウド「Box」との連携機能を新たに搭載した。これにより、社内での文書管理や情報共有に加え、社外との安全なファイル共有も実現する。
従来、楽々Document Plusで運用していたファイルを、取引先など社外に共有する場合や、反対に社外から受け取ったファイルを楽々Document Plusに登録して管理する場合は、いったん作業者のPCやタブレットを経由させる必要があった。これにより、作業の煩わしさだけでなく、ファイル取り違えなどのヒューマンエラーや、メールで社外に送付する際のセキュリティリスクがあった。
今回のBoxとの連携機能の追加により、楽々Document Plusの画面上から操作するだけで、社外とのファイル共有と受け取りが簡単かつ迅速に行えるようになったとしている。
社外とのファイル共有では、社内の楽々Document Plusで管理しているファイルをBoxにアップロードでき、社外の担当者へ共有リンクが記載されたメールを自動送付する。社外からのファイル受取では、楽々Document Plusで指定したBoxのフォルダーを定期監視し、そのフォルダーへアップロードされたファイルを自動的に楽々Document Plusに登録する。
これにより、資料共有だけでなく、さまざまな目的で利用できるようになり、例えばアンケート用紙をBox経由で送付し、回答者が記入したファイルをBoxにアップロードしてもらうことで、回答が楽々Document Plusに自動登録されるといった活用が可能になったと説明。また、楽々Document PlusとBoxの連携機能を活用して、メールによるファイルの授受をなくすことで、脱PPAPなどのセキュリティ対策にも貢献するとしている。
