オプティム、契約書管理クラウド「OPTiM Contract」と文書管理クラウド「OPTiM 電子帳簿保存」を強化

　株式会社オプティムは8月31日、契約書管理クラウドサービス「OPTiM Contract」、および文書管理クラウドサービス「OPTiM 電子帳簿保存」をバージョンアップし、文書管理を効率化する機能を追加したと発表した。

　今回のバージョンアップでは、紙をスキャンしてPDF化する際に取得したテキストデータのプレビュー機能や、メールに添付された帳票の自動アップロード機能、ファイルの重複登録を防止する機能など、文書管理を効率化する機能が追加されている。

　具体的には、書類閲覧画面でAI解析の対象項目を選択した際、ファイルのプレビュー画面上で、AI解析の対象箇所をハイライトする機能を追加した。ハイライトの際に、プレビュー画面上で表示されていない箇所がハイライト対象の場合は、プレビュー画面を自動でスクロールし、ハイライト対象の箇所を表示してくれる。これにより、AIが正しい箇所を解析したかをチェックする作業が、よりスムーズに実施できるようになった。この機能は、OPTiM ContractおよびOPTiM 電子帳簿保存で利用できる。

　またOPTiM Contractでは、AI解析後に、紙をスキャンしたPDFから取得した契約内容のテキストをプレビュー画面で表示し、コピー＆ペーストできる機能が追加された。この画面は、プレビュー画面に新設される「PDFのテキスト変換結果に切り替える」ボタンを選択すると表示でき、新規契約を締結する際に過去の類似契約の条文を転用するなど、過去契約の内容をより活用できるようになるとのこと。

　OPTiM 電子帳簿保存では、メールで帳票の授受を行う際、同サービスで発行した専用のメールアドレスを宛先に含めることで、メールに添付された帳票をOPTiM 電子帳簿保存に自動的にアップロード・AI解析を行う機能を追加した。これにより、OPTiM 電子帳簿保存にログインせず、メールによる取引先との書類授受や、複合機でスキャンを行ったデータの取り込みなどを、手間をかけずに自動で行えるようになる。なお、専用のメールアドレスは帳票の管理グループごとに発行でき、対応するグループへの自動アップロードが可能としている。

　このほか両サービスにおいて、新しく書類をアップロードする際に、同じ書類がすでにアップロードされていないかをチェックする機能も追加された。ファイル名が違っていても、内容が同じファイルの場合には重複登録を防止できる。

　さらに今回は、AI解析機能もバージョンアップした。両サービスとも、.（ピリオド）で区切られた日付の解析や、Rで省略された令和の年度表記の解析に対応。OPTiM Contractでは、契約書別紙に記載された有効期間の解析にも対応している