Sansanのクラウド型請求書受領サービス「Bill One」、請求書と発注内容の照合を効率化する新オプション

　Sansan株式会社は20日、クラウド型の請求書受領サービス「Bill One」において、請求書と発注内容の照合を効率化できる「発注データ照合オプション」を提供開始したと発表した。発注データをBill Oneにインポートすることで、発注内容と請求書情報の照合作業をBill One上にて効率的に行えるという。なお同機能は、製造業や建設業、小売業、卸売業などの企業での活用を想定している。

　Sansanによれば、主に製造業や建設業、小売業、卸売業の企業では、商品やサービスの購入にあたり、発注日や金額、取引先などの情報を請求書とは別に発注データとして管理しており、複数の取引先から部品や原材料を購入するにあたって、いつどこで何を購入したかを記録することで、在庫管理に役立てているという。

　こうした企業では、支払いを行う前に、発注データと請求書の内容が合致しているかどうかを確認する照合作業を行っているが、発注データと請求書は通常別々に管理しているため、発注データにひも付く請求書を探す作業に膨大な時間がかかるほか、確認漏れや確認ミスが発生するなど多くの課題があったとのこと。また、納品月のズレや納品数のミスが発生した場合、発注データと請求書の日付や金額が一致せず、照合作業が複雑化し業務工数がさらに増えるケースもあったという。

　今回、Sansanでは、こうした課題を踏まえ、郵送で届く紙の請求書やメールに添付されるPDFの請求書など、さまざまな請求書をオンラインで受領・データ化できる請求書受領サービスのBill Oneに、「発注データ照合オプション」を追加した。同オプションでは、発注データのCSVファイルをBill Oneに取り込むことで、発注内容と請求書情報を効率的に照合可能になる。

　通常は別々に管理されることの多い発注データと請求書をBill One上でひも付けて同時に確認することにより、発注データにひも付く請求書をすぐに探せるようになるので、確認ミスや確認漏れなどのリスクを低減できるとした。

　さらに、発注データと請求書の総額を自動照合できる機能も、2023年夏ごろに実装される予定。これまでは発注データの明細行ごとに照合作業を行っていたが、請求書と取引先名や請求金額が一致する発注データを検索し、自動で照合可能になるため、請求書と発注データの照合作業にかかる時間が大幅に削減されるとしている。

　発注データと請求書の照合結果はBill One上に記録され、いつでも確認可能になるので、発注した商品のうち、代金をすでに支払い済みの商品と未払いの商品を見分けることもできるとのことだ。