サザビーリーグ、「楽々Document Plus」で文書管理システムとワークフローシステムを統合

　住友電工情報システム株式会社は16日、株式会社サザビーリーグが、文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」を導入したと発表した。サザビーリーグでは、改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）への対応を契機として、文書管理システムとワークフローシステムを統合し、全社的な文書管理基盤の整備と運用コストの削減を実現したという。

　「アフタヌーンティー」などの飲食事業、「ロンハーマン」などのアパレル事業を運営するサザビーリーグでは、従来、請求書処理などの経理業務を既存のワークフローシステムで実施していたが、申請書の回付や承認に特化していたため、改正電帳法の要件である帳票類の電子保存には対応しておらず、決裁後に印刷した申請書や証憑をファイルに保管していたため、早急に体制を変更する必要に迫られていたという。

　一方、契約書管理業務における契約書の保管は、既存の文書管理システムで実施していたが、契約書の作成にあたっての内部承認は紙の申請書で実施していた。同社は数多くの店舗を展開しており、店舗ごとに作成する契約書の枚数も少なくないため、紙の申請書による内部承認の業務負荷を軽減する必要もあったとのこと。

　そこで、ワークフローシステムのリプレイスにあわせて、契約書管理業務の効率化にも取り組むことを決定。約130項目の機能要件を設定して複数の製品を比較検討した結果、楽々Document Plusを選定した。

　選定にあたって特に評価されたのは検索性の高さで、添付ファイルの中身も検索対象にできる全文検索機能を備えており、膨大なデータのなかからでも瞬時に必要な文書にたどり着けるため、同社が保管している膨大な契約書の検索に効果が期待できたという。

　また、ワークフローシステムで行っていた経理業務と、文書管理システムで行っていた契約書管理業務の両方に適用できるので、2つのシステムを楽々Document Plusに集約することによる、運用コストの削減効果にも期待しているとした。

　なお、サザビーグループはさまざまな業種業態の集合体であり、現場の業務や商材、組織の規模もまちまちであることから、導入にあたっては、可能な限り、事業部門ごとに従来の業務フローやシステムの帳票レイアウトを維持する方針を採用した。例えば、契約書の登録フォームの場合、楽々Document Plusでは柔軟にレイアウトを設定できるため、以前運用していた契約書管理システムと同様の登録フォームを作成できたとしている。

　サザビーリーグでは現在、グループの全従業員3200名を対象として楽々Document Plusを導入し、契約書管理関連で約5万件、経理業務関連で約2万件の文書を管理している。加えて、請求書処理の証憑類の電子保存なども可能になり、改正電帳法に対応した文書管理体制も確立した。同社の試算では、既存の2つのシステムを継続利用していた場合と比べて、年間のランニングコストは100万円以上削減されているとのことだ。