クラウド版 Garoon活用を進める西予市、「Garoonログ解析レポート」で成果と利用状況を可視化

　サイボウズ株式会社は3日、愛媛県西予（せいよ）市が、グループウェア「クラウド版 Garoon（ガルーン）」を活用し、同サービスの「Garoonログ解析レポート」によって、改革の成果を定量的に評価することに成功したと発表した。

　西予市では、財政悪化、職員減少、多様化する行政サービスへの対応などにより、生産性の向上が喫緊の課題となっており、例えば、「会議を開くのに時間がかかり意思決定が遅い」「紙資料が多く外出時に業務ができない」などの状況が生産性を悪化させていたため、2015年から7年にわたり、オフィスの改革を実施した。

　具体的には、取り組みやすい“クリーンデスク”からスタートし、紙書類の削減、打ち合わせスペースの増設、役職者を含め一部のフロアからフリーアドレス化などを実施し、生産性の高いオフィスを実現している。職員アンケートによれば、改革前後で、職位が3～4階層異なる職員同士の会話が7.2倍になるなど、コミュニケーションが活発化し、意思決定を迅速化できていることがわかったという。

　Garoonについては、2007年にパッケージ版を導入した後、オフィス外からもアクセスしやすく、業務効率の向上が見込めることなどから、2019年からはクラウド版に移行した。現在は、申請業務の電子化、会議資料の共有をGaroonで行って紙資料を削減しており、2021年の複合機の出力枚数は前年よりも65万枚減少している。

　さらに、職員同士の問い合わせや相談をGaroonのスペースやメッセージで行い、その場にいなくても、すぐ連絡が取れるようにしている。こうしたことは、生産性の向上のみならず、災害時のコミュニケーションの迅速化にもつながっているとのことだ。

　なお西予市では、「Garoonログ解析レポート」を用いて、Garoonの活用状況とオフィス改革の成果の関係を調査している。レポートによると、ワークフローの1カ月あたりの平均申請数は、クラウド版 Garoonを導入した2019年から2021年の2年で1.7倍となり、申請の電子化が進んだことがわかった。また、5名以上が参加するスケジュールへのファイル添付率は2019年から2021年の2年で約3.4倍となり、会議資料の電子配布が浸透したこともわかったという。

　これらの数字は、前述した2021年の複合機の出力枚数の削減と相関があり、紙からクラウド上にデータが移行したことを定量的に示せたとのこと。あわせて、Garoonの各アプリケーションの利用人数はいずれも上昇し、活用が進みつつあることも確認できたとした。

　西予市では今後、より多くの職員にGaroonの活用を浸透させること、運用ルールを整備することを目標としている。「Garoonログ解析レポート」を利用することで、「次にやるべきことを適切に設定できる」「定量データを示すことで職員への説明がしやすい」などのメリットがあり、スピード感を持った改善につながっているとのことだ。