円谷プロダクション、クラウド型契約業務支援サービス「Contract One」を導入

　Sansan株式会社は15日、株式会社円谷プロダクションが、クラウド型の契約業務支援サービス「Contract One」を導入したと発表した。

　ウルトラマンをはじめとする、さまざまなコンテンツを国内外で展開する円谷プロダクションでは、ライセンス事業をはじめとするコンテンツ＆デジタル事業において、多岐にわたる契約の取り交わしが発生しており、契約台帳の作成・管理に多大な工数がかかっていたという。

　また、電子契約書と紙の契約書を異なるフローで保管していたことから、管理が煩雑になったり、手軽に参照できなかったり、といった課題も顕在化していたほか、さらに今後の事業成長を見越した際に、契約の取り交わしが増加することも予想されており、契約情報の保管・管理方法の効率化が求められていたとのこと。

　そこで円谷プロダクションは、契約業務に関する課題解決を図るためのソリューション導入を検討し、Contract Oneの採用を決めた。同社はContract Oneの導入により、電子契約書と紙の契約書をクラウド上で一元管理し、契約データベースを構築。すべての契約書をデータ化し、電子帳簿保存法で定められた要件を満たした形式で電子保存を行えるようにした。

　契約書を電子化し、契約情報の横断的な検索や契約書の関連付けを行えるようにすることで、さまざまな業務において契約情報を活用できるようになる点がメリットで、例えば、契約情報の資産化により、現状の契約状況の把握や契約内容の最適化を可能にする。

　また、電子契約書や紙の契約書の形式を問わず、Contract Oneにアップロードするだけで自動的に契約データベースが構築されるので、契約に関わる担当者の保管・管理業務を効率化。特に法務担当者は、これによって、法務業務の推進にリソースを割けるようになるとのこと。

　さらに円谷プロダクションでは、海外企業との契約の取り交わしも多いというが、Contract Oneは英文契約書のデータ化にも対応するため、海外企業との契約も一元管理可能。和文・英文を問わず、電子帳簿保存法の対応に必要な項目を自動で抽出し、データベースに反映する仕組みにより、取引先名や契約期限などの重要項目を容易に検索・参照でき、業務効率化を後押しするとしている。