Sansanの契約業務サービス「Contract One」、契約書の公開範囲を限定する新機能

　Sansan株式会社は8日、クラウド型の契約業務サービス「Contract One」において、契約書の公開範囲を限定する「共有範囲グループ設定機能」を追加したと発表した。

　Contract Oneは、電子契約書のデータに加えて、紙の契約書を電子化したデータを一元管理できるクラウド型の契約業務サービス。これまでは各部署で管理していた契約書を全社で一元管理することにより、紛失や更新漏れ、多重契約の締結による予期せぬ費用負担といったリスクを適切に管理可能になるという。

　ただし、資本提携や人事関連などの特殊な契約内容においては、全社員で情報共有をしてしまうとインサイダー取引や契約違反などのリスクが高まることから、取り扱いを一部の役員や社員に制限している契約書も存在する。そうした機密性の高い契約書については、例外的に担当者が個別で管理するなど、通常と異なる管理方法を採用する企業も多く、契約管理の複雑化につながることから、リスク管理上の課題となっていた。

　今回提供する「共有範囲グループ設定機能」は、機密性の高い契約書の公開範囲を特定のグループに制限できる機能。閲覧権限のある社員を登録した「グループ」を作成し、該当グループのみに限定して契約書の公開範囲を設定することで、閲覧権限のない社員は該当契約書にアクセスできなくなるため、機密性の高い内容のものも含めた、企業内の全契約書の一元管理を可能にするとしている。

　なお、グループは部署単位であっても、案件単位であっても任意で作成でき、一人が複数のグループに属することも可能。グループ内のメンバーはいつでも入れ替えられ、部署異動等が発生した場合でも、柔軟に公開範囲の変更を行える。