Sansanの契約業務クラウド「Contract One」、注文書をデジタル化して一元管理する新機能を提供

　Sansan株式会社は12日、クラウド契約業務サービス「Contract One」において、受領した注文書をデジタル化して一元管理する「スマート注文書管理」機能を提供すると発表した。これにより、改正電子帳簿保存法への対応を容易にするとともに、注文書に関する業務の効率化やリスクの管理を支援するという。

　Contract Oneは、クラウド型で提供されている契約業務サービス。印刷・製本、押印といった紙の契約書を締結する際に必要となるアナログな作業も含め、契約業務をオンラインで完結できる環境を構築する。また、契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を行える点も特徴で、従来はアナログな対応が必要だった契約業務のDXを実現するとした。

　今回提供されるスマート注文書管理機能は、FAX・郵送・メールなど、取引先ごとに異なる方法で受領した注文書をデータ化し、Contract One上で一元管理する機能。ユーザーがContract Oneにアップロードした注文書の情報をもとに、改正電子帳簿保存法で求められる取引先名や金額などの項目を対象にデータ化し、注文書のデータベースを構築する。

　注文書情報のデータ化は、AIと人力を組み合わせた独自のテクノロジーによって正確に行えるほか、クラウド上で管理しているため検索性に優れ、原本が必要な時にも容易に見つけられるとのこと。

　さらに、保管している注文書ごとにユニークのURLを生成でき、発注管理の基幹システムにURLを入力することで、基幹システムの操作中でもすぐにContract One上の注文書原本を参照可能になるため、注文情報を統合して管理できるとしている。

　なお、注文書のデータ化は、受領経路別に3通りの方法を用意した。

　FAXで受領する注文書については、複合機に専用アダプタを取り付けてクラウド上でFAXを受信し、PDF化して保存する機能を提供。このPDF文書のうち、注文書のデータをWebブラウザ上で確認し、Contract Oneにアップロードすると、一元管理が可能になる。

　郵送・手渡しで受領した場合は、原本をスマートフォンで撮影するか、複合機でスキャンしたものをContract Oneにアップロードすればよい。また、データをメールで受け取ったは、それをContract Oneにアップロードすれば管理できるとのことだ。