Sansanのクラウド契約業務サービス「Contract One」、紙の原本を安全に保管する新オプションを提供

　Sansan株式会社は14日、クラウド契約業務サービス「Contract One」に、契約締結後の紙の原本を安全に保管する「原本保管オプション」を追加したと発表した。

　Contract Oneは、電子契約書のデータに加えて、紙の契約書を電子化したデータも一元管理できるクラウド型の契約業務サービス。これまでは各部署で管理していた契約書を全社で一元管理することにより、紛失や更新漏れ、多重契約の締結による予期せぬ費用負担といったリスクを適切に管理可能になるという。

　今回提供する「原本保管オプション」は、SBSリコーロジスティクス株式会社と提携し、Contract Oneがスキャンしてデータ化した契約書の紙の原本を、利用企業に代わってSansanが保管・管理する機能。Contract Oneの「スマート判子」機能を利用し、印刷・製本、押印された紙の契約書や、「スマート台帳」機能を用いてデータ化された紙の契約書を、契約締結後、Contract Oneが提携先の倉庫にそのまま郵送し、安全な環境下で保管してくれる。

　これにより、紙の契約書の締結のみならず、物理的な保管・管理までContract One上で完結できるようになるため、企業のさらなるペーパーレス化を実現するとのこと。また、担当者が直接紙の契約書に触れることなく、一連の業務を完結できるようになることで、紛失や漏えいなどのリスクを低減できる点もメリットとした。

　なお、監査対応などで一時的に契約書が必要になった場合は、Contract Oneに指示することで、自由に出入庫を行えるとのこと。