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両備システムズ、「公開羅針盤V4文書管理」と電子契約・電子公印サービスの「GMOサイン」を連携
2025年5月14日 09:00
株式会社両備システムズは13日、同社が提供する自治体向けシステム「公開羅針盤V4」の文書管理システムのオプションサービスとして、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービス「GMOサイン行革DX 電子契約」、および電子公印サービス「GMOサイン行革DX 電子公印」との連携機能を5月に提供開始したと発表した。
「公開羅針盤」シリーズは、自治体の運用に特化した内部情報システム。両備システムズが長年にわたり自治体業務を支援してきた実績を生かし、組織に合った働き方改革を提案する。文書管理システムでは、庁内で発生する文書のライフサイクルを一元管理し、発生・決裁・保管・保存・廃棄処理をトータルでサポートする。
今回、GMOグローバルサイン・ホールディングスのサービスと連携することで、自治体での契約業務における文書の起案・決裁処理や契約締結まで一連の作業をワンストップに電子化できる。また、連携する文書が処分通知などの場合、電子交付することも可能になる。従来の紙での処分通知から電子交付に変化することで、契約事務以外でも印刷や郵送にかかる時間や手間を削減でき、自治体DXのほか、業務効率化・省力化を推進する。
連携のうちアップロード連携では、文書管理システムで作成された起案文書について、決裁完了後に施行処理を行うことにより、添付された契約書PDFをGMOサインへ自動アップロードする。また、契約書PDFと合わせて、契約案件名、相手方、契約／取引金額、契約／取引日などの契約案件を管理する上で必要な項目を連携することもできる。
取消連携では、アップロード連携にてアップロードされた情報が誤っている場合、文書管理システムから再施行処理を行うことでGMOサインに登録された契約案件を破棄できる。既に契約が締結済みの場合は、再施行処理が実施されないよう制御する。
ダウンロード連携では、相手方が署名した契約書PDFをGMOサインから文書管理システムへダウンロードし、保管できる。文書管理システムに保管した契約書PDFは、文書管理システムに標準搭載されている全文検索機能を用いて、検索を行える。
これらの連携機能により、ファイル移動作業が不要になることによる省力化・事故防止、契約案件名などが複数回入力不要により誤入力も防止可能、原本や証明書等の一元管理が可能、当事者型電子署名を付与することで処分通知も電子化できるといったメリットがあるとしている。
