住友電工情報システム、納品書の自動保存に対応した購買管理システム「楽々ProcurementII 10.2」

　住友電工情報システム株式会社は、購買管理システム「楽々ProcurementII」の新版「同 Ver.10.2」を4月25日に発売する。

　楽々ProcurementIIは、購入依頼から見積もり、発注、検収までの購買業務全般をカバーした購買管理システム。社内の購買申請のワークフローや、外部カタログサイトとのパンチアウト連携、仕入先との電子取引(Web-EDI)、電帳法やインボイス制度への対応など、日本の商習慣にマッチしたさまざまな機能を備えており、購買業務の効率化やペーパーレス化に寄与するという。

　この楽々ProcurementIIは従来から、納品書の作成や電帳法に準拠した保存を行う機能を備えていたが、仕入先から購買企業への納品書受け渡しには紙やメールでの送付が必要だったという。しかし今回、納品書の発行、仕入先から購買企業への連携、納品情報としての自動保存まで、全てシステム内で電子的に行えるようになった。

　これにより、仕入先は納品書の印刷や送付が不要になる一方、購買企業も受領した納品書のスキャンや手動でのシステム登録を行う必要がなくなるので、両者ともにさらなる業務効率化を期待できるとのこと。

　実際の業務としては、仕入先が出荷登録を行うと、納品書がPDFファイルで自動作成され、購買企業へWeb-EDIで連携されるといった流れるになる。購買企業の担当者は、到着した商品の入荷を登録する際に、仕入先が登録した出荷情報を選ぶだけで、購買取引にひも付けて納品情報を自動保存可能だ。

　さらに、楽々ProcurementIIの納品書は、従来通りシステム設定によってインボイス形式の納品書兼請求書として利用できることから、今回の新機能と併用すると、インボイス情報の自動保存も行えるとしている。

　なおシステム設定により、納品書を紙や電子メールで送付する従来通りの運用にも対応するとのこと。

　また今回は、購買業務の状況と担当者のタスクを一目で俯瞰できるToDoリスト機能の使い勝手を強化した。同機能では、各リスト項目のカウント条件を詳しく知りたいという要望を受けることがあり、こうした要望に応える形で、各項目にヘルプアイコンが追加された。

　このアイコンにマウスカーソルを合わせることにより、項目の説明が表示されるようになったため、利用者は、マニュアルを見なくてもスムーズに業務を進められるようになった一方、管理者側でも、問い合わせ対応に割く時間を削減できるとしている。

　さらに、システム設定に関する機能強化も行われ、購買企業の管理者が自ら設定を変更できる機能が追加された。従来は、運用中にシステム設定を変更する場合、依頼を受けた住友電工情報システムが対応していたが、新機能により、業務に合わせたよりタイムリーな設定変更が可能になる。

　なお、「納期を過ぎてから納期督促を行うまでの日数」「見積提出期限の初期値」「注文発行通知メールへの注文書の添付有無」など、合計15項目の設定変更が可能とのこと。

　このほか、購買企業の業務に合わせて自由に使用できる項目として用意している「管理番号」「製番」「工番」について、各項目の必須入力／任意入力を、システム設定で変更できるように機能を改善。また、各項目をマスタ情報として利用する場合、そのマスタ情報を他システムからインターフェイス機能で取り込めるようにしている。