富士通ゼネラル、経費精算クラウド「Spendia」導入でペーパーレス化や業務負荷軽減を実現

　TIS株式会社は24日、株式会社富士通ゼネラルが、TISのクラウド型経費精算システム「Spendia」を導入したと発表した。すでに、2023年10月より本番稼働を開始しており、同社の社員がさまざまなメリットを享受しているという。

　空調機事業を中心として100カ国以上で事業を展開する大手電機メーカーの富士通ゼネラルでは、30年以上基幹業務に利用していたメインフレームから脱却し、クラウド型ERP「SAP S/4HANA」に移行する計画に着手していたが、同時に、ホスト上で稼働していた経費精算システムを単独の機能としてクラウド化することを決定。並行して移行作業を進行させることになった。

　その富士通ゼネラルでは、国内グループ会社のうち約3000人が日常的に経費精算システムを利用して経費申請を行っていたものの、その流れはシステムから出力した帳票に領収書を貼り、承認印をもらい経理部門に提出する方式だったため、今回はペーパーレス化とともに、スマートフォンでの申請も可能にすることで、社員の経費申請処理の負荷軽減を目指したとのこと。

　また、年間の国内出張が3万件、海外出張が500件ほどある富士通ゼネラルでは、航空券・新幹線乗車券やホテルなど、外部の予約サイトとの柔軟な連携も要件の1つとしている。

　そして、2021年より複数のクラウド型経費精算サービスの情報収集を開始。コストパフォーマンスに優れている点や、経費精算に関する十分な機能を備えている点、ノーコードで設定ができ運用の内製化に最適な点、そして、ERP移行と並行しての導入になるため、TISによる導入支援への期待などから、候補の1つだったSpendiaを選定した。

　この導入の結果、ペーパーレス化で帳票が不要になり、請求書や領収書も電子化され、PCでもスマホでも申請が簡単にできるようになったほか、Spendiaでは承認依頼がメールで自動通知されるため、承認依頼が来ているかどうかをわざわざシステムにログインして確認する必要がなくなったという。

　経理部門でも、保管した紙の証憑を取り寄せる手間がなく、見たい領収書画像を画面ですぐに確認できるようになった点や、全社から提出される紙の領収書を保管する負担が軽減された点をメリットとして享受している。

　また、出張関連の要件もクリアされた。従来は、出張者が国内出張は各交通系のサイト、海外出張は旅行代理店でチケット等を予約手配し、人事部で各社のチケット代金等を手入力して精算処理を行っていたが、今回のSpendia導入により、その負担が解消され、要望通り申請者が自ら各サイトへ遷移して予約できるようになった。さらに、利用実績データが後日Spendiaに自動連携される仕組みも設けられたとのこと。