Sansanの契約データベース「Contract One」、俯瞰的な契約管理を支援する2つの新機能を提供

　Sansan株式会社は25日、契約データベース「Contract One」において、関連する契約を自動でひも付ける「契約ツリー」機能と、契約の有効性を自動で判定する「契約状況判定」機能を実装したと発表した。

　Contract Oneは、あらゆる契約書を正確に理解しデータ化することにより、クラウド上での一元管理を可能とする契約管理サービス。Sansanの独自技術によって契約書を正確にデータ化し、企業間の取引条件が網羅されたデータベースを構築できるという。

　今回提供する新機能のうち、契約ツリー機能では、Contract Oneで契約書をデータ化するだけで、「基本契約」を親契約、「個別契約書」や「秘密保持契約書」などを子契約として自動判別するとともに、それらをひも付けし、契約ツリーとして関連性を可視化できるようにする。

　これにより、各書類を個別に管理することで発生していた、契約状況の不正確な理解や、契約更新漏れ、不必要な更新による追加費用の発生などを防止できるとのことで、原材料の高騰などにより、部門横断で契約見直しが必要になった場合でも、対象の契約群を瞬時に洗い出し、関連情報を加味しながら的確に判断できるように支援するとした。

　2つ目の契約状況判定機能では、データベース化した契約情報から、契約終了日や自動更新の有無、自動更新期間などを自動で読み取り、各契約のステータスを「契約中」「契約終了」などに自動分類する。

　この際、終了日の記載がない場合は「契約終了日無」、契約終了日が経過しているが自動更新の定めがあるもの、すなわち意図せず自動更新されている可能性がある契約書は「契約終了日経過/自動更新有」と表示されるので、担当者は各ステータスを確認後、契約を終了するか再締結するかを判断し、不明確な取引を適正化できるとした。

　Sansanでは、すでに実装済みの自動更新管理機能と組み合わせることで、契約が自動で更新され続けてしまうリスクをより軽減可能になると、そのメリットを説明している。