日本ラグビーフットボール協会、「LINE WORKS」で情報漏えいのリスクを軽減

　ワークスモバイルジャパン株式会社（以下、ワークスモバイル）は20日、公益財団法人日本ラグビーフットボール協会（以下、協会）が、ワークスモバイルのビジネスチャット「LINE WORKS」を導入したと発表した。協会内、ならびに協会と機密保持契約を結ぶ各種協力団体とのコミュニケーションにおいて、情報漏えいのリスク軽減を目的としてLINE WORKSを活用しているという。

　協会では従来、担当者へのさまざまな通達はグループウェアのメーラーからメーリングリストで一斉送信していたため、その情報とは無関係な職員にもメールが配信されていたほか、かなりの職員が、日常的な業務連絡に個人のLINEを使っており、セキュリティ面の不安もあったという。

　また、メーラーの使い勝手の問題や、添付できるデータ容量の制限（～10MB）から、多くの職員が使いやすい別のメーラーに転送して業務データをやり取りしており、秘匿すべき情報が漏えいする危険性もあったとのこと。

　特に、協会の業務では、指導者や選手といったの協会登録者や、日本代表チームのファンクラブ会員などの個人情報を取り扱っているので、万一流出してしまうと、膨大な被害が想定される。そこで協会では、セキュリティが担保され、運営側で管理ができるツールの導入を検討。多くの機能を持ち、ITの専門スキルを持たない職員でも簡単に運用管理できることなどを評価して、LINE WORKSを採用した。

　現在、全国にいる職員同士の連絡にはLINE WORKSのメール機能を活用。送信ボタンのクリック後でも、数十秒の設定時間内であれば送信取り消しを行える保留送信設定により、誤送信リスクを軽減しているとのこと。

　一方、職員同士が急ぎの連絡を取りたい場合にトーク機能を活用しており、特に、全国の競技会場にいる現地の運営職員と、協会事務局の間で行われる観客数やスコア速報などの情報共有が、よりスムーズになったとした。このほか、各競技会場の飲食店の写真、試合前に行われるイベントの動画なども気軽に共有できるので、協会内での情報共有にも貢献しているとのことだ。

　また、職員同士、あるいは協会と各種協力団体との間で行うファイル共有においては、LINE WORKSのDrive機能を活用している。同機能では、機密性の高い情報に開示パスワードを設定できるのみならず、競技イベントの運営マニュアルやポスターデザインデータなど、容量の大きいファイルも即座に共有しやすくなったことから、より安全かつ迅速な業務進行につながったとしている。