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日本のビジネスシーンではメールが依然として主体、ビジネスチャットの全社導入率は33%~サイバーソリューションズ調査

従業員数200人以上の企業が対象、会社非公式の無償チャットツールの利用も蔓延

 サイバーソリューションズ株式会社は26日、従業員数200人以上の企業で、主任クラス以上の会社員・経営者500人を対象とした「メールとビジネスチャットツールの利用実態調査」の結果を発表した。調査時期は2018年12月。

 ビジネスにおける連絡手段に関する調査では、全社で利用している割合はメールが96%、電話が95%であるのに対して、チャットは33%とまだ導入が進んでいない状況で、日本のビジネスシーンでは依然としてメールと電話が主体であるとしている。

 会社として公式にチャットツール、ビジネス向けチャットツールを導入しているかという質問に対しての回答の割合は、「全社で導入している」が33%、「一部で導入している」が20%、「導入していないが、検討している」が5%、「導入しておらず、具体的な検討予定もない」が42%となった。

 メールの社内外に連絡する使用頻度についての質問では、割合として平均値で会社内部が66%、会社外部が34%と、会社内部との連絡の方がコミュニケーションをとる頻度が高いという結果となった。

 また、社内にメールを使用することにおいてどのような点に魅力を感じるかという質問に対しては(複数回答)、「使い慣れているから」(50%)、「全社員のアドレスが社内に共有されている」(47%)、「過去のやりとりの履歴が残り、検索しやすい」(45%)、「同時に多数に送信できる」(43%)、「相手の時間を拘束しない」が36%などが多く挙がった。階層的な日本企業の組織の特性もあり、会社全員で利用できるメールが、最も合理的で有用、使い勝手がいいということが分かるとしている。

 一方、社内連絡にメールを使用することにおいて、どのような点に不満を感じるかという質問に対しては(複数回答)、「自分が送信したメールに対して、相手の既読かわからない」(35%)、「メールの作成に時間がかかる(メールの件名、本文、挨拶定型文が煩わしい)」(32%)などが多く挙がっており、働き方改革の影響もあり、スピーディーなやり取りを求める人が多くなっていることが伺えるとしている。

 チャット未導入者に対して、チャットを利用しない、利用ができない理由を訪ねた質問では(複数回答)、「業務に必要性を感じていない(メールや電話で十分に間に合ってしまう)」(35%)、「セキュリティが心配(機密情報の取扱)」(21%)などが多く挙がった。

 サイバーソリューションズでは、メールや電話で十分と思いながらも、一方ではコミュニケーションの質やスピードへの不満もあるものの、セキュリティ、管理運用の負担などを懸念することが、導入を阻む理由となっていると分析。アカウントの大規模全社導入も可能で、管理の負担が少なく、セキュアな環境で運用が可能な製品が、今後市場の拡大の一手となると予測されるとしている。

 ビジネスチャットツールの利用目的(検討目的)については(複数回答)、「スピーディーなコミュニケーション」(64%)、「会議時間の短縮が期待できる」(36%)、「複数人での情報共有が容易になる」(35%)が上位となっており、業務効率化を期待した利用目的への選択に集中している。

 一方、チャットの導入の有無にかかわらず、会社非公式の無償チャットツールのビジネスでの利用状況については、利用経験がある回答者は53%となった。内訳としては、「会社内部の方との連絡に日常的に利用している」(26%)、「会社内部の方との連絡に利用することもある」(20%)、「緊急のため会社内部の方との連絡にやむを得ず利用したことがある」(7%)、「わからない/利用しない」(47%)となっており、働き方改革が叫ばれる中、業務効率を優先するあまり、会社非公式の無償のチャットサービスを利用した「シャドーIT」が半数以上の企業で蔓延しており、4分の1の企業では常態化している状況が伺えるとしている。

 サイバーソリューションズでは、全社員が利用するメールシステム「CYBERMAILΣ」「CyberMail」を基盤として動作する、メール一体型ビジネスチャット「CYBERCHAT」を2018年10月にリリースしており、すべての社内メールをCYBERCHATに置き換えることで、業務効率化とシャドーITへの対策ができるこれからのメールシステムの提案をさらに加速させ、働き方改革の促進、企業の成長を支援していくとしている。