NTTデータ先端技術、ServiceNowとSmartsheetの連携実証実験に成功　部門間のIT運用情報をリアルタイム共有

　株式会社NTTデータ先端技術は6月30日、ServiceNowとSmartsheetを連携し、これまで共有が困難であった部門間のIT運用情報（インシデントや変更要求など）をリアルタイムに連携する仕組みの実証実験を実施したと発表した。この取り組みにより、ServiceNowを利用していない部門を含めた情報共有が可能となり、従来は手作業や個別連絡に依存していた業務を削減し、迅速な意思決定と業務効率化を実現できることを確認したという。

　多くの企業では、IT運用におけるインシデント対応や変更管理において、複数部門間での迅速な情報共有が求められている。しかし、利用ツールや権限の違いによって情報が各部門に分散してしまっているため、メールや手作業での共有に依存せざるを得ず、対応遅延や業務負荷の増大といった課題が顕在化しているという。特に、ServiceNowなどのITSM（ITサービスマネジメント）ツールを利用していない部門との連携は難しく、全社的な情報活用の障壁となっていたとのこと。

　そこで今回は、1）変更管理、2）インシデント管理の2つのケースにおいて、ServiceNowとSmartsheetを連携させ、迅速な情報共有が可能か、また業務効率が向上するかという2点について、実証実験を行った。

　1）では、変更要求の承認を起点に、関連情報をSmartsheetのBridge機能を活用して開発・インフラ部門へ自動連携することで、従来は必要だった個別連絡や手動転記を削減した。

　さらに、通常は開発・インフラ部門が個別のプロジェクト管理ツールで変更要求タスクの進捗管理を行っているが、この実験ではSmartsheetの特徴であるカスタマイズ性を生かして、作業分解構成図（WBS）や課題管理シートをSmartsheet上で作成・一元管理できることまでを確認した。これにより、情報共有から進捗管理までを単一のプラットフォームで完結できることが確認されたとのこと。

　一方の2）では、インシデント発生時に運用担当者が起票・更新した情報を、SmartsheetのData Shuttle機能を活用し、経営層や管理者に定期的に自動連携させた。こちらでは、セキュリティルールによりAPI利用が許可されていないケースを想定して、1）のBridge機能を活用した連携ではなく、ServiceNowで起票・更新されたインシデント情報をCSVでエクスポートした上で、オンラインストレージを経由してファイル連携を行い、共有先のSmartsheet上でこれらのデータが閲覧できることを確認している。

　さらに、連携したデータをそのまま共有するだけでなく、Smartsheetのカスタマイズ性を生かし、新たな管理項目の追加や多様な条件でのデータ抽出、グラフ化を実施して、経営層・管理者が全体状況を即座に把握できるシートやダッシュボードを生成できることまでを確認した。これにより、情報共有に加えて状況の可視化までを実現できるという。

　NTTデータ先端技術は、これらの結果から、Smartsheetの活用により、ServiceNowの保有する情報を部門の垣根を越えてスムーズに連携できるだけでなく、共有先である関係部門の業務効率向上にもつながることを確認できたと説明している。

　なお、同社では、今回の実証実験の結果を受けて、ServiceNowおよびSmartsheetを活用した部門間情報連携サービスの提供を目指す考え。また、多様な業務システムとの連携拡張を進めることで、企業内に分散した情報のサイロ化を解消し、業務効率化や迅速かつ的確な意思決定を支援するとしている。