青山学院、ワークフローシステム「楽々WorkflowII」とハイパー全文検索オプションで業務効率化を実現

　住友電工情報システム株式会社は26日、学校法人青山学院が、ワークフローシステム「楽々WorkflowII」を導入したと発表した。同学院では、現在、教職員全員が楽々WorkflowIIを利用しており、ユーザー数は約3200名に達しているとのことだ。

　幼稚園から高等学校・大学までの一貫教育校である青山学院では、こうした学校に特有の、大規模かつ複雑な組織構造が要因となり、紙の申請書管理に多大な手間を費やしていたという。そこで、こうした状況を打開するためのワークフローシステム導入を検討。複数の製品を比較した結果、価格や操作性、機能などの多角的な観点から楽々WorkflowIIを選定した。

　その理由としては、同製品はワークフローに特化しており、申請フォームや承認経路の作成を手軽に行えることが挙げられている。さらに、思いついたワードやあいまいな表現から、添付ファイルの中身まで漏れなく高速に全文検索できる「ハイパー全文検索」オプションを利用すると、教職員が自ら検索して過去の申請書を閲覧可能になるので、事務部門への問い合わせ削減が見込めることも導入を後押ししたとのこと。

　なお導入にあたっては、既存の承認経路をすべてリストアップし、数十種類あった承認経路を可能な限り削減するとともに、承認途中でも承認者が経路を柔軟に変更できる楽々WorkflowIIの機能を活用し、起案者が申請したすべての文書をいったん事務部門へ集約し、事務部門の職員がその後の承認経路を設定する体制を構築している。

　青山学院では、楽々WorkflowIIの導入によって、年間4500枚あった紙の申請書の電子化や、ハイパー全文検索を活用した問い合わせ業務の負担削減などを実現。今後は楽々WorkflowIIと電子署名システムとの連携など、新たなシステムとの統合も視野に入れている。