JBS、「Microsoft Copilot for Microsoft 365」の定着化支援サービスを提供

　日本ビジネスシステムズ株式会社（以下、JBS）は11日、Microsoft 365と連動する法人向け生成AI機能「Microsoft Copilot for Microsoft 365（以下、Copilot for Microsoft 365）」の活用と業務への浸透を支援する、「Copilot for Microsoft 365向け定着化アテンダント」をリリースした。

　JBSでは、企業はCopilot for Microsoft 365の導入により、利用者の生産性と創造性を向上させ、大幅な業務効率化を見込めるが、利用現場でAI活用の必要性が十分理解されなかったり、短期での費用対効果を実感できなかったりするなど、Copilot for Microsoft 365の導入活用が期待通りには進んでいないという悩みは珍しいことではないと説明。新サービスはこうした顧客に向けて、導入計画の立案から実際の導入、利用効果検証、運用改善にわたって、Copilot for Microsoft 365が利用者の業務に浸透・定着化するまでのコンサルティングを提供する。

　AIの活用と定着化を妨げる要因については、1）必要性を認識できず変革を否定する「認識の壁」、2）変革を自分事として納得できない「納得の壁」、3）仕事のやり方を変える決断ができない「決断の壁」、4）行動の確立には至らない「行動の壁」、5）継続に疲弊してしまう「継続の壁」――の5つの壁があると説明。新サービスでは、技術的支援に加えて人的支援のアプローチを用い、利用現場に立ちはだかるこれらの定着化の壁を効率的に取り除いていくとしている。

　新サービスでは、米Prosciが提唱するチェンジマネジメント手法を採用して、個人・組織の行動様式の変革を促し、変化の必要性に直面する人々が新しい状況に迅速に適応できるよう支援していく。具体的には、必要性の理解（Awareness：認知）、使いたいという動機付け（Desire：欲求）、知識の習得（Knowledge：知識）、活用実践（Ability：能力）、活用の定着化・習慣化（Reinforcement：定着）という、新システムの導入から定着に至るまでの 5ステップを集約したADKAR（アドカー）モデルに基づいた体系的な施策計画を策定し、コンサルティングを提供する。この流れを基軸に、顧客の課題やニーズに合わせて施策計画をカスタマイズし、Copilot for Microsoft 365浸透の効果測定をし、PDCA サイクルを循環させ、利用定着化と業務効率化を達成する。

　JBSは2023年8月から社内で、Copilot for Microsoft 365の検証チームを立ち上げ、本部・各事業部の300人にライセンスを付与し、利用計画の検証と社内定着化に取り組んできた。メンバーがCopilot for Microsoft 365の使用状況を検証し、月ごとに開催する勉強会でその検証結果を共有、定着化の壁を廃し、利用を深めるための施策検討を積み重ねてきた。12月にはMicrosoft 365の利用が従来から多かった総務部、人事部、法務部、財務部などでCopilot for Microsoft 365による業務効率化を進め、効果を検証した。

　その結果、会議の議事録要約や契約書作成などの業務において、誤字脱字の削減による正確性の向上、高精度の要約による分かりやすさの向上、既存の資料からの情報抽出による専門知識の補足といった、業務能力の支援効果を確認できた、これにより平均15分かかっていた書類のチェック時間が平均5分に短縮されるなど、大幅な業務の効率化が実現できたという。2024年3月には、全社員約2500人にCopilot for Microsoft 365の利用が拡大した。

　2023年11月には、この社内検証に並行して、Copilot for Microsoft 365の導入に必要な利用環境の準備、推奨活用シーン、AI活用の鍵となる的確な指示・質問（＝プロンプト）のサンプルなど、定着化を実現するヒントをJBSが動画と資料にまとめた「Copilot NAVI」をリリースし、約半年で70社の顧客に活用されていると説明。新サービスは、こうした社内検証や顧客との伴走経験を反映し、顧客の悩みの解決を目指すとしている。

　サービスの価格（税別）は、拡大導入検討中で効果測定支援希望の顧客向けの「PoC・先行利用者支援」が320万円から、Copilot for Microsoft 365導入済みで利用促進希望の顧客向けの「定着化支援」が500万円から。