富士ゼロックス、文書管理クラウド「Smart Workstream」を機能強化、企業間のセキュアな文書共有を実現

　富士ゼロックス株式会社は11日、クラウド型の文書管理サービス「Smart Workstream」の機能を強化すると発表した。セキュアな文書共有を実現する「文書プレビュー機能」を新たに搭載したほか、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下、JIIMA）の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」による製品認証を取得したという。

　Smart Workstreamは、企業の業務効率化、生産性の向上を支援するクラウド型文書管理サービス。富士ゼロックスの電子化ソリューションとドキュメント技術をベースとしており、文書を伴う業務手順や承認プロセスを業務ごとにルール化して、電子文書や証跡と連携させて管理することにより、決められたプロセスや証跡記録の抜け漏れを防ぐという。

　新たに提供する文書プレビュー機能では、ユーザーのアクセス権に応じて文書閲覧時に印刷やダウンロード保存などの操作を禁止したり、閲覧者に対して「取扱注意」「印刷禁止」などを警告するスタンプ機能を実装したりすることが可能になる。

　一般的に、企業間の文書共有においてセキュリティを担保するためには、文書を共有する双方のクライアントPCに専用アプリケーションを導入しなくてはならないケースが多いというが、機能強化されたSmart Workstreamでは、特別なインストールや設定作業を必要とせずに、通常利用しているWebブラウザからアクセスするだけで、権限に応じた安全な文書共有が可能になる。

　このため富士ゼロックスでは、自社内はもとより、ビジネスパートナーや委託先など外部企業を含めたサプライチェーンでの、セキュアな情報共有環境を容易に構築できるとアピールしている。

　また、JIIMAが制定する「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」の製品認証を10月18日に取得したことにより、Smart Workstreamを利用すると、電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかをチェックする必要がなくなるほか、税務署への申請書類の記載事項や添付書類の一部省略が可能となり、経理や会計処理に係る業務の負担を軽減できるとのことだ。

　Smart Workstreamの価格（税別）は、初期導入費用が30万円、基本サービス（20ユーザーアカウント、データ保管容量1000GB）が月額8万円。このほか、複合機でスキャンした紙文書の加工処理後に、電子データとしてSmart Workstreamに格納するための「データエントリーオプション」が月額2万円、PDFファイルへのタイムスタンプ付与などを可能にするタイムスタンプオプションが月額10万円となる。