両備システムズの自治体向け文書管理システム、電子契約サービス「クラウドサイン」と連携

　株式会社両備システムズは19日、自治体向けシステム「公開羅針盤V4シリーズ」の文書管理システムにおけるオプションサービスとして、弁護士ドットコム株式会社の電子契約サービス「クラウドサイン」との連携機能を提供開始すると発表した。この連携機能は、文書管理システムがインターネット環境に構築されている場合だけでなく、LGWAN環境に構築されている場合でも利用できるという。

　両備システムズでは、自治体の運用に特化した内部情報システムとして「公開羅針盤V4シリーズ」を提供しており、その一ラインアップとして、庁内で発生する文書のライフサイクルを一元管理する文書管理システムを用意している。一方のクラウドサインは、契約の締結から管理までデジタルで完結させる契約マネジメントプラットフォームとして展開されており、多くの自治体で利用されてきた。

　今回は2社のシステムを連携することにより、自治体での契約業務における、文書の作成・決裁処理から契約締結までの一連の作業を、一括して電子化可能になるとのことで、これにより、自治体DXのほか、業務効率化・省力化をさらに推進するとした。

　具体的には、文書の決裁完了から契約締結まで、4つの連携を行う。

　1つ目の「アップロード連携」では、文書管理システムにて作成された起案文書について、決裁完了後に施行処理を行うことにより、添付された契約書PDFをクラウドサインへ自動アップロードする機能を提供する。また、契約書PDFとあわせて、契約案件名、契約先、取引金額、契約締結日、契約開始日等の、契約案件を管理する上で必要な項目を連携することも可能。さらに連携では、クラウドサインに登録されている複数のアカウントのうち、どのアカウントを使用して契約処理を行うか選択した上で施行処理を実施できる。

　2つ目の「取消連携」では、アップロード連携にてアップロードされた情報が誤っている場合、文書管理システムから再施行処理を行うことで、クラウドサインに登録された契約案件を破棄可能にする。なお、すでに契約が締結済みの場合は、再施行処理が実施されないよう制御するとした。

　3つ目として、相手方が署名した契約書PDFを、クラウドサインから文書管理システムへダウンロードし保管可能にする「ダウンロード連携」を提供する。文書管理システムに保管された契約書PDFは、文書管理システムで標準搭載されている全文検索機能を用いて検索を行えるとのこと。

　最後の「同期連携」では、契約案件名や契約先等のクラウドサイン上で管理される項目について、クラウドサインで修正を行った場合に、文書管理システムへ修正内容を反映できるようにした。これにより、職員の修正情報再入力の手間を削減し、誤入力を防止する。また、クラウドサイン利用における契約状況により、署名済みの契約書や弁護士ドットコムが発行する合意締結証明書をダウンロード、および文書の添付ファイルとして自動登録することも可能で、契約に関する内容を文書管理システムにて一元管理できるとしている。