吉積情報、Google Workspaceを利用したファイル共有サービス「Cmosy」を強化　共有ドライブの運用支援機能を提供

　吉積情報株式会社は22日、Google Workspace（旧称：G Suite）の拡張アドオンサービス「Cmosy（クモシィ）」において、Google Workspaceの共有ドライブの運用サポート機能をリリースしたと発表した。

　「Cmosy」は、吉積情報がTBSテレビと共同開発したファイル共有サービス。Officeファイル、画像、動画／音声データなど、多様なファイルを共有・アーカイブ可能なほか、Google Workspaceのセキュリティポリシー（社外共有の禁止）を保持した状態で、ファイルを社外と送受信できるという。また、ファイルのアーカイブや共有ドライブの運用サポートなど、Google Workspaceの運用を支援するさまざまな機能も提供されている。

　今回はこの「Cmosy」において、Google Workspaceの共有ドライブの運用サポート機能を追加した。吉積情報によれば、Google Workspaceの共有ドライブにおける各リソースの管理は、Google Workspaceの利用者に委ねられているため、システム管理者による共有ドライブの利用状況やファイルの社外共有の把握が難しい、といった点が課題になっていたとのこと。

　そこで今回は、チームによる共有ドライブのより円滑な運用をサポートするために、共有ドライブ作成時の申請、有効期限を設定した社外共有を可能にする「共有便」、利用状況の確認といった機能を新たに追加した。

　このうち、共有ドライブの作成申請機能では、管理者がGoogle Workspaceの個人ユーザーから共有ドライブの作成権限を解除しておき、共有ドライブの作成時に個人ユーザーから管理者への申請を必要とする、といった運用が可能になる。個人ユーザーは、管理者が使用用途に対して承認を与えない限り共有ドライブを作成できなくなるため、用途不明な共有ドライブが乱立する、といったセキュリティリスクを回避できるとのこと。

　また「共有便」機能を利用すると、有効期限を付与した上で共有ドライブを社外と共有できるようになる。有効期限が過ぎると自動的に権限が外れるので、管理者が権限監視を行う必要がなくなるとのことだ。

　利用状況の可視化機能では、専用の画面から、社外共有されている共有ドライブの一覧を確認できるほか、共有ドライブの利用状況（最終更新日時、ファイル・フォルダ数）をCSVファイルとして出力することも可能。これらの情報によって、Google Workspaceの管理者は、共有ドライブの利用状況を適切に把握し、管理を行えるようになるとしている。