キヤノンMJと弁護士ドットコム、契約業務プロセスのデジタル化を実現する「契約業務支援サービス」を提供

　キヤノンマーケティングジャパン株式会社（以下、キヤノンMJ）は3日、弁護士ドットコム株式会社と電子契約サービス領域で業務提携し、契約内容の検討から承認ワークフロー、契約締結手続き、契約書の保管、閲覧・検索まで、契約業務プロセスをデジタル化する「契約業務支援サービス」を12月10日から提供すると発表した。

　キヤノンMJでは、新型コロナウイルス対策としてテレワークを前提とした働き方改革が進む中、企業では業務のペーパーレス化や電子契約の導入が急速に進んでいると説明。また、押印に関する電子契約を検討する企業では、契約書の締結のみならず、社内決裁処理や契約書の保管業務など関連業務についてもデジタル化へのニーズが高まっているという。

　こうした企業のニーズに対応し、キヤノンMJでは弁護士ドットコムと業務提携し、ウェブ完結型のクラウド契約サービス「クラウドサイン」を中核とした、契約業務支援サービスの提供を開始する。

「契約業務支援サービス」の概要

　契約業務支援サービスは、契約締結業務のデジタル化に加え、ニーズに応じて「契約内容の検討・合意」「社内承認申請」「保管・閲覧」など、契約業務プロセス全体のデジタル化を実現し、取引先との手続きの簡略化やスピードアップ、印紙代や製本・郵送などの事務手続きの低減など、業務効率化やコスト削減を支援する。

　システム構成としては、クラウドサインと、セールスフォース・ドットコムの「Salesforce」や、テラスカイのコミュニケーションプラットフォーム「mitoco」をシームレスに連携させる。

　社内の法務部門と担当部門間の契約内容を情報共有する契約管理業務システムや、相手先との契約交渉をポータルサイトで実現。クラウド型サービスの場合は、セールスフォース・ドットコムの「CommunityCloud」で構築し、オンプレミスの場合にはキヤノンMJグループのローコード開発プラットフォーム「Web Performer」を活用して、顧客の業務用途に合わせた契約管理システムを構築する。これにより、契約内容の検討から合意までを、セキュアかつスピーディに進めることができる。

　契約締結にあたっての社内の押印申請は、テラスカイのmitocoを活用することで、押印に関わるワークフローをペーパーレス化して、テレワークにも対応する。mitocoは、Salesforceで管理される顧客情報とひも付けて契約情報を管理でき、クラウドサインとの連携により、押印承認後、外部との契約締結までシームレスに進められる。オンプレミスの場合には、Web Performer上のワークフロー機能で構築することもできる。

　これまで、手続きに時間のかかっていた押印や紙による契約手続きをクラウド上で完結させることで、契約締結までの時間を短縮し、コスト削減を実現する。また、電子契約で必要な電子署名とタイムスタンプも備え、モバイルワークでも契約書の証拠力を担保しながら円滑な契約業務を遂行できる。

　さらに、キヤノンITSの電子ファイリングシステム「ReportShelter」を活用し、紙の契約書と電子契約を、電子帳簿保存法に準拠した一元管理を実現する。紙の契約書の電子化についても、社外に持ち出し不可の文書や不定形文書の電子化に対応するキヤノンMJグループのBPOサービスにより、顧客のニーズに合わせたサービスを提供する。

　また、キヤノンMJグループのローコード開発プラットフォーム「Web Performer」を活用し、顧客の業務用途に合わせた契約管理システムをオンプレミスで構築することにも対応する。さらに、電子ファイリングシステム「ReportShelter」と組み合わせることで、契約書の検索や電子契約書と紙の契約書の一元管理が可能となり、顧客の利便性や企業のコンプライアンス向上にも貢献する。

　契約業務支援サービスの価格（税別）は、クラウド型（mitoco、クラウドサイン for Salesforce、Salesforce CommunityCloudを含む）の場合で年額100万円から。オンプレ型（Web Performer、クラウドサイン、ReportShelterを含む）の場合は1000万円から。カスタマイズの有無によって価格が変動し、個別のソリューションでの導入も可能。