第一実業、取引管理クラウド「Contract One」で契約書4400件をデータベース化

　Sansan株式会社は18日、総合機械商社の第一実業株式会社（以下、第一実業）が、クラウド型取引管理サービス「Contract One（コントラクトワン）」を導入したと発表した。第一実業では、これにより、契約書の見落としなどのリスクを低減させるとともに、契約条件を踏まえた迅速な意思決定を実現したとしている。

　第一実業では、従来、契約書の保管や期日管理を各部門に委ねていたため、ビジネスの拡大による組織変更や人事異動によって担当者が変わる中で、契約書の所在を正確に把握しづらく、契約書に迅速にアクセスできない状態だったという。このため、条件の把握不足で想定外の出費が発生する、契約期日に基づいた最適なタイミングでの更新交渉ができない――といった課題が発生していたとのこと。

　さらに、営業活動においては、過去の取引履歴や類似案件の契約条件を踏まえた提案が求められるものの、契約書が分散管理されてしまっているので、意思決定に必要な情報の収集に時間がかかる点も課題だった。

　そこで同社は、全社統一の契約データベースを構築し、リスク回避と意思決定の加速を支援するためにContract Oneを導入。約4400件の契約書をデータ化するとともに、基本契約書や代理店契約書と、これらに関連する契約書をひも付けて管理できるようにした。こうして、全社員がクラウド上から横断的に契約書を検索できるようになったことで、従来は半日程度かかっていた検索時間が数分に短縮され、正確な契約条件を把握できるようになった。

　Contract Oneでは、過去に締結したものから現在締結中のものまで、すべての契約書がデータ化され、契約内容もクラウド上で閲覧できるため、営業担当が取引先へ提案する際に、顧客ごとの契約履歴や類似案件の契約条件を把握しやすくなった。これにより、商談の現場で最適な提案がしやすくなり、迅速な意思決定を実現したとのこと。

　また同社は、Contract Oneのアラート機能を活用し、期日が近づいた契約を担当者が漏れなく把握できる体制を構築した。特に、設備のメンテナンスや継続的な商品供給といった長期契約においては、更新時期を事前に把握することで、余裕を持って取引先と条件交渉を行うことが可能となり、更新漏れによる機会損失の防止につながっている。