文書管理システム「楽々Document Plus Ver.6.8」、生成AIを用いた属性の自動入力機能を搭載

　住友電工情報システム株式会社は、文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」において、生成AIを用いた属性の自動入力機能などを搭載した新版「Ver.6.8」を8月29日より販売開始すると発表した。指定のフォルダにファイルを置くだけで、ファイルの中身から属性情報を自動抽出し、文書として登録できるという。

　楽々Document Plusは、一般のオフィス文書をはじめ、契約書やISO文書、電子帳簿保存法に対応した国税関係書類など、さまざまな文書のペーパーレス化を実現する文書管理・情報共有システム。

　同製品は、複合機などでスキャンされた電子ファイルやExcel／Wordなどのファイルを指定のフォルダへ置くことで自動登録を行える機能を備えているが、今回はこれに生成AIを組み合わせることにより、ファイルの中身から自動的に属性情報を抽出し、楽々Document Plusの属性項目に自動入力する機能を新たに提供する。

　属性情報の抽出に複雑な指示は不要で、「取引先」などの項目名から生成AIが適切な属性情報を抽出するとのこと。また、文字数や表記方法などの条件を加えたい場合には、項目ごとに「抽出ヒント」を設定すれば、意図した情報をより高い精度で取り出せるとした。なお、抽出ヒントは「会社名は“(株)”の表記で抽出する」といった簡潔な内容で設定可能だ。さらに、登録したファイルはボタン一つで生成AIによる要約が可能なため、重要なポイントを迅速に把握でき、内容を“読む”手間も軽減されるとしている。

　利用法としては、例えば、日々受領する請求書や見積書などのファイルを指定のフォルダに格納するだけで、日付や金額、取引先名などの属性情報を自動的に抽出し、ファイルとセットにして迅速に登録できるとのこと。登録された文書は、日付や取引先名などの属性情報で絞り込みが可能なため、登録の手間を軽減しつつ、電帳法に対応した保管を実現できる。