シヤチハタ、Shachihata Cloud上で文書を長期保存する「長期保存キャビネット」オプションを強化

　シヤチハタ株式会社は、電子印鑑・電子署名サービス「Shachihata Cloud」の有料オプション「長期保存キャビネット」において、書類をより簡単に保存できる新機能を追加し、12月1日より提供開始すると発表した。

　Shachihata Cloudは、クラウド型の電子印鑑・電子署名サービス。このオプションである「長期保存キャビネット」は、電子帳簿保存法に対応した形で、Shachihata Cloud上にて文書を長期間保存するための機能で、通常、Shachihata Cloudでの文書保存期間はファイルをアップロードした日から1年間となるが、同オプションを契約すれば、キャビネット上にて無期限で文書を保存可能になるという。

　今回の機能強化では、文書内のテキストを読み取り、インデックスに簡単に反映できるOCR機能が、長期保存フォルダ内で利用可能となった。外部から受け取った請求書や見積者などを回覧なしで長期保存する際に、インデックスの手入力の手間を省けるので、作業の効率化が期待できるとしている。

　また、手持ちの文書をフォーマット化し、文書の作成業務の手間を効率化する「入力フォームテンプレート」と、電子帳簿保存法に対応した文書の長期保存が可能な「長期保存フォルダ」が連携し、文書のテンプレートにあらかじめインデックスの項目、長期保存先のフォルダを設定できるようにした。これにより、インデックスの登録漏れや保存フォルダの間違いがなくなるので、回覧から保存までの流れがスムーズになるとのことだ。

　なおシヤチハタでは、今回、期間中に「長期保存キャビネット」をはじめとする各種対象プランを購入すると、通常は有料（3カ月で3300円）となる優先メールサポートを無料で提供するキャンペーンを実施する。期間は、2023年12月1日から2024年1月31日の申し込み分まで。

　キャンペーン対象は、長期保存キャビネットが含まれる、Shachihata Cloudの「プレミアムプラン」「エンタープライズプラン」と、取引先名や取引年月日などが整理された状態で保存し、必要な際に適宜取り出せる「長期保存キャビネット検索」機能、あるいは長期保存キャビネット＋長期保存キャビネット検索のいずれかである。