Sansan、社内規定管理クラウド「KiteRa Biz」を採用　規定管理業務の工数を約5割削減

　株式会社KiteRaは8日、Sansan株式会社が、規定の作成から行政への届け出までをクラウド上で一括管理できる社内規定管理サービス「KiteRa Biz」を導入したと発表した。これにより、規定管理業務の工数を約5割削減したほか、社内のガバナンス強化も実現できたとしている。

　営業DXサービス「Sansan」を中心に、さまざまなサービスを展開しているSansanでは、従来、オンラインストレージサービスを利用して社内規定を管理していた。しかし、上場対応や組織規模拡大等を通じて規定や社員が増えていく中で、「社員へどのように社内規定を周知徹底していくか」「規定の編集・閲覧権限のコントロールをどうするか」「変更履歴をどのように残していくか」といった課題が生じていたという。

　例えば、Sansanでは、社内外の状況に合わせ、柔軟に規定改定を検討・実施しているが、社内規定は、その改定意図や差分等を担当者が確認できるよう、変更履歴を適切に残しておく必要がある。このため、変更履歴の保存を目的としたファイル作成をはじめ、関連文書の修正、取締役会提出用の資料作成など、改定に伴う業務の負担が大きい状況だったとのこと。

　また、部署や担当者ごとに規定の管理方法や改定タイミングにばらつきが生じてしまう点にも課題を抱えていた。

　そこで、「規定周知の徹底によるガバナンス強化」「規定の作成や編集、改定に伴う業務の効率化」を目的に、KiteRa Bizを導入。その結果、規定の変更履歴を適切に残せるようになり、規定業務にかかる工数を約5割削減するとともに、規定作成や公開、改定といった規定管理業務の属人化を解消し、業務効率化や先祖返りのリスクを軽減している。

　また、新たに公開された規定や改定箇所を簡単に社員が確認できるようになり、周知強化につなげられたほか、社員の誰もが規定をすぐ閲覧・検索できる環境が構築され、社内のガバナンス強化を実現したとのこと。