ウイングアーク1st、電子化した帳票の一元管理・運用を実現するソリューション「SPA」

　ウイングアーク1st株式会社は15日、従来の帳票文化の運用を変えることなく、電子ファイルの一元管理・運用を実現するソリューション「SPA」を、同日より販売開始すると発表した。

　SPAは、PDFなどの電子ファイルや、紙をスキャンして電子化したファイルをシームレスに保管・活用できるソリューション。例えば保険業界では、保険料を支払う際に事故証明書や医療機関からの診断書など、さまざまな紙の提出書類が集められるが、こうした紙の書類をスキャナで取り込んで電子化し、保管・管理する仕組みを提供するという。

　取り込む際には、紙をファイリングする際に決定した仕分けのルールをPDFファイルの運用管理に適用可能。紙やPDFから日付、数字、文字列などの条件を読み取り、キーとして利用することで、指定したフォルダへの自動振り分けを行える。

　また、電子化された原本のドキュメントは動かさず、ページ単位に切り出した原本の情報を仮想PDFとして閲覧できる点も特徴。これにより、原本の電子ファイルを保証しながら、条件を適応した電子ファイルの編集を自動化できるとした。

　セキュリティとしては、パスワードや印刷不可、透かしの埋め込み、アクセス制御、秘密事項等の重要な箇所を非表示にするマスキング、墨消し（データ削除）などの設定が可能。顧客から提出された、個人情報が記載された紙の書類に対し、SPAを利用することにより、該当する個人情報の箇所の墨消しを自動化する、といった運用が可能になる。

　保存されているファイルは、日付、数字、文字列などの条件を設定して検索でき、部分一致や範囲検索も行えるほか、検索条件にヒットした帳票リストを出力する、といったことも行えるという。

　さらに、データをCSVでダウンロードする機能を備えており、データ連携によって、蓄積された膨大なファイルのデータ分析を実現するとした。これにより、参照されていないドキュメントの統計を取り、廃止や見直しを検討するといった業務の効率化に役立てられる。

　モバイル対応としては、PDFファイルや帳票印刷データをタブレット端末上から閲覧・印刷したり、スタンプ付与や画像張り付けを行ったりできるとのこと。

　なお、同機能製品である「SVF PDF Archiver」はSPAへ名称を変更し、今後はSPAとして販売する。