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経営者目線の“働き方改革”は要らない！ ユーザー自らが働き方を改革できるネオジャパンの「D.I.Y.」とは？
2019年7月25日 11:10
日本企業でなじみやすい、使いやすいグループウェアを目指して
どうしてこのグループウェアは使いにくいんだろう？ あるいは、このスケジューラやワークフローツールは機能が足りないんだよなぁ、などと思ったことがある人は少なくないだろう。そのツールは海外企業の製品ではないだろうか？
企業や組織によって働き方はさまざまだが、特に情報共有やコミュニケーション面で、日本と海外の企業では考え方が異なると指摘するのは、株式会社ネオジャパン プロダクト事業本部 SMB営業部 主任の星子悠喜也氏だ。
「グループウェアやスケジューラ、ワークフローなどが使いにくくて困っているとのご相談をよくいただきます。そうしたお客さまが海外製品を使っているケースは多いです。日本とは異なる設計思想の元で作られた製品に、日本人がなじめなかったり使いにくさを感じたりすることがあります」と星子氏は言う。
近年は多くの企業で働き方改革が進められており、情報共有やコミュニケーションの基盤を導入することで業務の効率化や改善を図ろうという動きも盛んだ。多くのグループウェアやチャットツールが国内外のメーカーから提供されており、ユーザーとしてもどの製品を導入すれば良いか悩みどころではあるが、星子氏は国産ツールの優位性を強調する。
「組織単位での業務や情報共有に重きをおいている日本のワークスタイルに合った、日本企業が必要とする機能を搭載したツールを選ぶことが大切です。当社提供のグループウェア"desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）"は、発売開始以来20年、常にお客さまの声をお聞きして、日本企業のお客さまがなじみやすい、使いやすいグループウェアを目指してバージョンアップしてきました」と星子氏。
そんな設計に対する考えの元、desknet's NEOは、現場を重視し、日本のビジネスにおける「使いやすさ」にこだわって作られた。スケジュール、インフォメーション（掲示板）、ウェブメールといった基本機能に加え、ワークフローや社内ソーシャルなど、現場の課題を解決する25の機能を搭載。親しみやすいUI（ユーザーインターフェイス）を持つなど、利用しやすさにも配慮されている。ネオジャパンによれば、こうした点が評価され、企業や団体、教育機関、自治体など、すでに390万ユーザー以上（2019年1月現在）の導入実績を持つという。
「業種業態を問わず、また、お客さまのリテラシーも問わずご利用いただけることがdesknet's NEOの特長です」と星子氏は語る。
「下から上の改革」を実現する、ネオジャパンの「D.I.Y.」
ネオジャパンが今、推進しているのが「D.I.Y.」である。このD.I.Y.は、「desknet's IT Yourself（デスクネッツ・アイティ・ユアセルフ）」の略だ。
「これまでの働き方改革や業務改善は、情報システム部門や経営層がシステムを用意して、それを現場で使うというケースが多かったと思います。すると、せっかく作ったシステムが現場のニーズに合っていなかったり、実際に改革や改善につながらなかったりという問題が出てきます。そこでD.I.Y.です。業務の問題やムダは現場が一番よく分かっていますから、枠組みだけを提供して、自分たちの手で現場にシステムを作ってもらい、課題解決・改善につなげようという取り組みです」と話すのは、ネオジャパン マーケティング統括部の髙橋麻都香氏だ。
社内のムダをD.I.Y.で解決して業務改善を進める。必要なのは、上から下ではなく「下から上の改革です」と髙橋氏は強調し、「desknet's NEOなら、業務や組織に合わせた情報共有基盤、コミュニケーション基盤を、現場で容易に構築し、運用できます」と続けた。
ではD.I.Y.がどのような効果をもたらすのか、具体例をいくつか見ていこう。
1.情報共有基盤の構築によるムダの削減
情報をしっかりと共有しておくことのメリットは言うまでもない。いざ必要となった時に「あのデータはどこかな」「あの人に聞かないとその件は分からない」などということでは時間のムダが生まれてしまう。組織を横断する案件ではなおさらである。
「しかし、情報共有基盤を構築したり運用したりするのは、そう簡単ではありません」と星子氏。組織によって必要な情報は異なるし、カスタマイズに自由度がないグループウェアでは使い勝手も悪い。
「desknet's NEOにはポータル機能があり、グループウェア上に収納された情報やアプリを、さまざまな形で表示させることができます。しかも、細かな編集機能により、ウェブの知識がなくても情報収集基地のようなポータルを容易に構築できます。現場で自分たちが必要とする情報を集めて基盤とすることで、情報を探すムダを大幅に削減できます」（星子氏）。
2.申請や承認業務のムダを削減
例えば、申請業務を紙で行っている場合、申請を行うためにいちいち会社に戻らなければならなかったり、そもそも誰に承認を求めれば良いか分からなくなってしまったりすることがある。こうした場合に有効なのがワークフローツールで、世の中にはワークフロー機能単体のツールも出ているが、desknet's NEOにも強力なワークフロー機能が搭載されている。
「desknet's NEOのワークフロー機能は本格的です。フォームを自由に作成できるのはもちろん、書式ごとに申請経路を設定できますし、電子印鑑にも対応しています。柔軟にカスタマイズが可能です」と髙橋氏。
申請業務を電子化することで、ムダを大幅に削減して効率が向上するのだ。
「desknet's NEOを採用いただく際に、ワークフロー機能が決め手になったというお客さまも多くいらっしゃいます。特に海外製品ですとワークフロー機能が弱いものも多い。一方、desknet's NEOのワークフローは単機能製品にも劣らない仕様になっています。実は、ワークフローが決め手になって海外製品からdesknet's NEOへの移行を決められたお客さまもいらっしゃいます」（星子氏）。
3.コミュニケーションのムダを削減
近年は社内外のコミュニケーションにチャットシステムを導入する企業も多くなっている。しかし、チャットシステムの導入には問題も多い。星子氏は、「ビジネスで利用するためには、情報の持ち出しや漏えいなどのリスクにしっかり対応しなければなりませんし、機能面も選択のポイントになります」と語る。
そこで提案するのが、チャットツール「ChatLuck（チャットラック）」だ。アクセス権限やネットワークポリシーの設定、端末認証などにより情報に関わるリスクを抑えることができ、社内外すべてのユーザーを管理可能だ。
「ChatLuckは機能も充実しています。ルーム（チャットグループ）内の掲示やタスクで情報を表示しつつ音声・動画も含めて時系列でデータを一元管理できるほか、ステータス表示やオフライン中の相手へのメッセージ送信など、ビジネスに必要な機能がそろっています。そのうえ、ルームの作成などが現場で容易に行えますので、コミュニケーション基盤を現場の手で構築することができるのです」（星子氏）
昨今はシャドーITが問題視されているだけに、ビジネスでチャットシステムを利用するのであれば、コンシューマのチャットツールを容認、黙認するのではなく、しっかりと管理できるビジネス向けのチャットシステムを検討すべきと言える。
社内業務に即したアプリを"らくらく"作成できる「AppSuite」
もともとカスタマイズ性の高いdesknet's NEOではあるが、企業によっては標準25機能以外で効率化を進めたいと考えることもあるだろう。従来のシステムであれば、開発専門の人員の手を入れなければならないところだが、desknet's NEOには業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」が用意されている。
AppSuiteは、紙やメール、表計算ソフトなどで行われている社内業務を容易にシステム化できるツールだ。「専門の知識なしでウェブ型のデータベースを作ることができます。desknet's NEO上で動くアプリですので、組織での情報共有も容易です」と星子氏。
例えば、人事関係や備品の情報、在庫の管理、報告書など、さまざまなデータやフォームの運用が可能なデータベースアプリが作れる。また、多様なテンプレートが製品サイト上に用意されているため、それをカスタマイズすればアプリ作成の手間を減らせる。
「弊社内でもAppSuiteを活用していくつものアプリを作成しています。例えば、これは2年目の社員が作ったアプリですが、お客さまからのお問い合わせ対応をナレッジ化して、対応までの時間短縮やサポート品質の向上に役立てています」と星子氏は言う。
どのような組織でも紙や表計算ソフトで管理している情報はあるはずだ。それを容易にデータベース化して、共有することができれば大幅な業務効率化につながるだろう。
トライアル版や乗り換えのキャンペーンも実施
ネオジャパンが展開するD.I.Y.では、desknet's NEO、AppSuite、ChatLuckそれぞれに30日間の無料トライアルが用意されている。
「ライトプラン（desknet's NEO）」が1ユーザー単価400円/月、「D.I.Y.プラン（desknet's NEO、AppSuite）」が1ユーザー単価720円/月、「D.I.Y.DXプラン（desknet's NEO、AppSuite、ChatLuck）」が1ユーザー単価1020円/月となっている（料金はすべて税別）。
「同等の機能を持つ他社のグループウェアやウェブ型データベース、ビジネスチャット製品と比較しても低コストでご利用いただける料金ですので、組み合わせて導入していただきやすいと考えています。さらに、他社製品からの乗り換えキャンペーンとして（2019年7月現在）、ご利用料金3カ月相当を無償で提供しており、おかげさまで多数お問い合わせを頂いています」と星子氏。
また、今回のD.I.Y.で紹介した3製品はパッケージ（オンプレミス）版も用意されている。「コンプライアンスなどの理由でクラウドを利用できないというお客さまでも、パッケージ版を導入して自社サーバーで運用することも可能です」と星子氏は語る。
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最後に二人からユーザーに向けてメッセージを語ってもらった。
「D.I.Y.でご紹介しましたdesknet's NEO、AppSuite、ChatLuckは、サポートも料金に含まれています（クラウド版）。もちろん提案から導入まで私たち営業部門がユーザー数を問わず、課題解決に向けてご支援させていただきますので、安心してお問い合わせください」（星子氏）。
「現場の業務が効率化、改善されれば、働き方改革も自然と実践することができます。現場にも経営層にもシステム担当者にもメリットがある、そんなD.I.Y.を当社製品で実践していただければ嬉しいです」（髙橋氏）。
なお、「D.I.Y.特設ページ」では、D.I.Y.が問題を解決し、ムダを改善することでの効果についてさらに詳しく紹介している。現場からの働き方改革、業務改善に興味を持たれた方はそちらも参照して欲しい。