アクティオ、日本IBMの支援により見積確認から調達システムへの登録までの調達業務をAIで自動化

　建設機械レンタル事業を展開する株式会社アクティオは13日、日本アイ・ビー・エム株式会社（以下、日本IBM）の支援のもと、サプライチェーンの最適化やガバナンスの強化を目的に、AIを活用した調達業務の高度化に着手したと発表した。

　取り組みでは、見積書の確認から、調達システムへの発注情報登録（以下、発注登録）までの一連の業務を、判断プロセスも含め、AIによりエンドツーエンドで自動化する仕組みの構築を進めている。

　アクティオは、建設機械レンタルを中核事業として、建設・土木をはじめとする社会インフラを支える現場に向け、全国規模で事業を展開している。機械の提供にとどまらず、現場ごとの課題に即した最適な提案を行う「レンサルティング」を企業理念に掲げ、安全性の確保や生産性向上に貢献してきた。

　アクティオでは、全国に広がる拠点網と多様な事業領域を背景に、間接材の調達件数は年間約23万件に達し、その半数を都度見積もりが占めている。建設現場のニーズに迅速に対応するため、調達業務には高いスピードと正確性が求められる一方、取引先数や取扱品目の多さから、業務は複雑化していた。また、従来は担当者が取引先ごとに異なる形式の見積書を確認し、品名や金額を手作業で調達システムに入力していたため、業務負荷の増大に加え、入力ミスや確認漏れのリスクが課題となっていた。

　さらに、事業拡大に伴い、調達業務におけるガバナンスの強化やルール徹底の重要性も高まっていた。特に、見積もり内容と申請内容の整合性確認や、値引き・送料などの条件確認は、統制上重要である一方で、担当者にとって大きな負荷となっていた。こうした課題に対し、アクティオでは、拠点ごとの個別改善ではなく、業務の集約と調達プロセスを見直し、ガバナンスを組み込む抜本的な変革に着手した。

　アクティオは、日本IBMの支援のもと2025年夏に、サプライチェーンの最適化とガバナンスの強化を目的として、AIを活用した調達業務の見直しとプロセスの再設計に着手した。アプリケーションの実行基盤としてIBM Cloudを採用するとともに、見積書処理から発注登録までの一連の調達業務をAIによりエンドツーエンドで自動化する仕組みの構築を推進した。

　構築した仕組みでは、数千社の取引先から届く多様な形式の見積書をAIがおよそ5分ごとに自動で読み込みし、継続的に処理する。取得された見積書は、AIにより品名・数量・単価・金額に加え、値引きや送料の有無など複合的な条件の整合性を、統一された基準で確認する。その上で、見積もり確認から発注登録までを一連のワークフローとして処理し、判断を伴う業務も含め、一貫して遂行するプロセスを構築した。

　さらに、従来は紙やPDFに分散していた取引実績やコスト構造などの調達データを構造化・可視化することで、データに基づく意思決定と継続的な改善を可能にしている。最終的な発注承認は従来通り人が行い、プロセスによる標準化と人による判断を組み合わせた運用としている。

　これにより、従来のプロセス間で発生していた人手による転記や確認の負荷が軽減されるとともに、判断基準の統一による業務品質の安定化が期待されるとしている。

　アクティオは、9月を目標に、構築した仕組みを都度見積もりによる間接材調達業務に適用する。今後は、日本IBMの支援のもとAI活用をさらに拡大し、蓄積されたデータの利活用を通じて、カタログ調達への誘導やサプライヤーの集約、コスト削減施策の推進など、調達機能のさらなる高度化を図っていくとしている。