ChatWork社内日記

ChatWork社内日記〜クラウドサービス開発会社のちょっと変わった日常・第4回

会議回数や時間は事前共有で減らせる。ちょっとしたツールを組み合わせて

自分の時間で事前に会議内容を確認できる

 皆さんは、それなりの人数や複数の部署がかかわるプロジェクトの会議をする際、事前の準備をどうしていますか?

・会議に呼ぶ人を選ぶ、あるいは部署の長に確認して出席者を把握する
・会議のアジェンダ(目的、議題)をまとめて事前に配布する
・必要なドキュメントがある場合事前に作成しておく、または作成を依頼する

 こういった事前準備をしている会社が多いのではないでしょうか。ですが、これにプラスして事前に意見をもらえていたらどうでしょう? 企画内容を事前にさらにブラッシュアップすることができるでしょう。細かい意見調整が事前に始まっていれば、会議中に、前提を長々と説明する時間を省けることになります。

 ChatWorkでは、企画の全体像を社内で共有する場合、MindMeister(マインドマイスター)というクラウド型のマインドマップツールを使用しています。チャットワーク上でMindMeister のURLを事前に展開しています。実際の会議の時間で出た話題などは、このマインドマップドキュメントに書き足して、更新します。

 社外向けなら場合によってはPowerPointなども使用します。PowerPointを社内で共有する場合は、Googleドライブを使用しています。

MindMeisterの企画書例

テキストでは企画の意図やニュアンスは伝わりにくいのでは?

 大型のプロジェクトやこれまでにない全く新しい施策などの場合、テキストや表を見せても伝わりにくいこともあるでしょう。そのため普通の会社は会議を開催し、関係者が集まってコミュニケーションを行うわけです。

 ChatWorkでは会議の前にチャットで事前共有を行う際、ドキュメントを共有して閲覧してもらうだけではなく、ドキュメントを開きながら口頭で説明した動画を録画し、共有することがあります。確認してもらいたい個所を強調したり、背景情報などを口頭で添えたりすることで、閲覧する人の判断を助けることになります。

 画面の録画は、Macなら簡単です。Mac OS Xに付属しているQuickTimeは、カメラを使用して動画や音声を録画するだけではなく、画面を操作する様子を録画することができます。

 ChatWorkの場合、米国に常駐しているメンバーとは時間が合わせにくいため、口頭説明の録画がなかなか役に立っています。

QuickTimeを開くと、画面の操作の様子を録画できるメニューがある

そしてYouTubeで共有

 QuickTimeで作成した動画の共有方法は、おそらくいろいろあるでしょう。ChatWorkではGoogleドライブに置くのではなく、YouTubeにアップロードしています。動画はファイル容量が大きいので、むやみにGoogleドライブにアップし続けると容量のリミットが気になるためです。

 有料のGoogle Appsを会社で利用しているので、YouTubeにアップした動画はグループ内限定閲覧に設定して、共有しています。東京でも大阪でも、シリコンバレーでもアジアでも、内容を共有することができます。

 急いでいる時などは動画を早回しすることもできるので、情報共有コストを節約することになりますね。

動画をYouTubeに限定公開しています

チャットでURLを送り、タスクに登録

 ドキュメントを作成し、ドキュメントを解説した動画も作成し、YouTubeへのアップロードが完了したら、チャットワークで投稿します。

 グループチャットに「事前に確認してください」と投稿します。また、特定の人に必ず見てもらいたい、という場合は、タスク機能を使用し、「いつまでにこれを見てください」と、タスク追加をします。

 確認に必要な時間を考慮して投稿することは基本ですね。会議の直前にアップしたら、多くの人は確認の時間がとれません。そのあたりも、チャットワークを使い始めてから、自然と運用マナーができてきました。

資料と動画の確認のタスクを振っている様子

大出 裕之

ChatWork株式会社 メディア編集長。紙の雑誌やネットメディアの編集、ポータルサイトのメディア運営などを経て現職。チャットツールが世の中の働き方を変えつつあることを、様々な方法でお伝えしています。

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