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Office 365 のハブとなって、生産性を高める
「Microsoft Teams」でマイクロソフトが目指すコラボレーション

 「Microsoft Office 365」のハブとして機能するグループチャットツール「Microsoft Teams」。このソフトウェアを使うことで、チームでの働き方や生産性はどう変化するのか。日本マイクロソフトに話を伺う。

チャットの軽快さで支えるチームワーク

 「今の時代、プライベートのコミュニケーションにメールを使うケースはほとんどなく、ほとんどの方がチャットツールをお使いになっていますよね。チャットツールの使いやすさ、軽快さをビジネスで使えるようにしたのが、Microsoft Teamsです」─こう語るのは、日本マイクロソフトMicrosoft 365ビジネス本部の春日井良隆氏だ。

日本マイクロソフト株式会社 Microsoft 365 ビジネス本部 製品マーケティング部 エグゼクティブプロダクトマネージャー 春日井良隆氏

 同氏の言うようにMicrosoft Teams(以下、Teams)は、スマートフォンやタブレット、パソコンのいずれでも動作し、チームでのコミュニケーション/コラボレーションを効率的に回していくためのツールだ。

 キャッチフレーズは、「Office 365でチームワークを実現するためのハブ」。そのフレーズからも分かるとおり、Microsoft Office 365との高い親和性を特徴の一つとしている。

 では、そうしたTeamsによって、具体的にどのようなコラボレーションが実現されるのだろうか─。春日井氏は、その一例として、所属するチームが毎年、大々的に開催している“お花見”プロジェクトの管理にTeamsを活用した例を示す。

 「100名以上が集まる大がかりなお花見なので、ロケハンから始まって、場所取り、飲み物や食べ物の調達、社内外への案内、招待者の管理、参加費の徴収など、さまざまなタスクをしっかりと管理していかなければなりません。そこで今年はTeamsを使ってみたところ、モノゴトが実にスムーズに進みました」(春日井氏)

 プロジェクトがスムーズに進められたポイントの一つは、Microsoft Teamsのチャット画面上部にある「タブ」にあるという。Webブラウザでいうブックマークのように頻繁に使うアプリやファイルを自由にピン留めしておける。

 「例えば、参加者リストのExcelファイルをタブにピン留めしておけば、いつでも呼び出せる。あの部署のあの人が来るかどうかを確認するために、参加者リストはどこだっけ?とファイルを探し回る必要がなくなります。しかも、ExcelファイルはTeams上でも開けるので、ファイルを見るためにExcelを起動する必要すらありません。参加者リストはチーム全員が頻繁に見るファイルなので、全員が便利になるのもポイントです」(春日井氏)

Microsoft Teams のチャット画面(PC)。チャット画面上部のスペースにアプリやファイル、Web ページを「タブ」として置いておくことができるので、チーム作業に必要なファイルをすぐに表示/参照/編集できる。

 このように、Teamsでは、チーム作業に必要なさまざまな機能/ファイルに単一の環境から即座にアクセス/参照できる。これにより、チームでのコラボレーションの生産性が大きく高められるという。加えて、Teamsには、チャット(テキストチャット)のほかに、音声通話、ビデオ会議の機能も統合されており、ときどきの状況や必要に応じて、コミュニケーション手段が自在に切り替えられる。

 さらに、テキストチャットの自動翻訳の機能が搭載されおり、ビデオ会議での発言を音声認識し、ほぼリアルタイムで字幕表示するライブ字幕が英語や中国語で可能になっている。将来的にはもちろん日本語にも対応し、字幕を自動翻訳することもできるようになるという。グローバルな働き方には心強い機能だ。

Office 365の法人ユーザーなら今すぐに使える

 Teamsには、もう一つ、機能とはまた別の特徴がある。それは、法人向けのOffice 365(一般法人向けの「Office 365Business Premium」や大企業向けの「Office 365 Enterprise」など)に標準で組み込まれている点だ。言い換えれば、Office365の法人ユーザーであれば、ほとんどの場合、追加の契約をしたり、追加経費を払わなくとも、すぐにTeamsが使えるのである。こうなってくると使わない手はないだろう。

 「こうしたコストパフォーマンスと利便性から、Teamsのユーザーはマイクロソフト製品史上最速のペースで増え続けています」(春日井氏)

 もっとも、Office 365ユーザーの中には、Teamsの存在に気づかず、その機能をまだ使っていない向きも少なからずいるという。

 「クラウドの特長の一つとして、Office 365を構成するアプリケーションやサービスはどんどん増えていて、よく知られているExcel、Word、PowerPoint以外にも、組織内にビデオ配信できるStreamや働き方を見える化するMyAnalytics、データ分析のPower BIなど新しいサービスがどんどん追加されています。とても伸びているとはいえ、Teamsは例えばExcelに比べると認知度の面でも、利用率という点でもまだまだです」

 「ただ、Teamsを一度でもお使いになれば、その便利さに手放せなくさせる自信があります。ですので、可能な限り多くのOffice 365ユーザーの方に、Teamsをお使いいただき、TeamsをハブにしながらOffice 365を使い倒していただきたい。それによって、チームの生産性は確実に高められるはずです」

週勤4日・週休3日の働き方もしっかりと支える

 春日井氏によれば、日本マイクロソフト社内ではすでにTeamsの利用が定着しており、同社が以前から取り組んでいる働き方改革を下支えしているという。

 例えば、同社では、働き方改革の一環として2019年夏に「ワークライフチョイス チャレンジ2019夏」と呼ばれる試みを実践し、8月内の全金曜日を休業日とする週勤4日(週休3日)にチャレンジした。

 「その期間中は、週勤4日であっても業務の責務が下がるわけではありません。ですから、社員全員が自らの生産性を高めて、週5日分の仕事を4日でこなそうと必死になったはずですが、その取り組みをTeamsがしっかりと支え、仕事に負の影響が出るようなことはありませんでした」と、春日井氏は語り、以下のように続ける。

 「このような当社の取り組みを他社の方にお話しすると、『それはマイクロソフトだから可能な取り組みで、当社には真似できない』といった感想をお聞きします。

 でも、私たち自身が特別に高度な使い方をしている訳ではありません。プライベートで使っているチャットツールと同じ感覚ですっと使い始められ、日常的に使っているExcelやPowerPointとうまく連携しているので、気がつけば馴染んでいる。メールよりも気軽にやりとりができて、ファイルの共有もしやすいのでコミュニケーションやコラボレーションがやりやすくなった、ただそれだけのことです。最初の一歩さえ踏み出してしまえば、どのような企業でもすぐに使いこなせる、それがTeamsという製品の魅力です」

<お問い合わせ先>

日本マイクロソフト株式会社
URL:https://aka.ms/teamsjp
お問い合わせフォーム:https://support.microsoft.com/ja-jp/contactus/