ChatWork社内日記

ChatWork社内日記〜クラウドサービス開発会社のちょっと変わった日常・第3回

チャットコミュニケーションがタスクを進める

タスクって、何?

 ビジネスに一定の正しいプロセスがあるのはご存じのことと思います。いわゆるPDCAですね。

 タスクという用語は、“実行すると決まった業務”を意味します。

 仕事をされている皆さんはもちろんご存じだと思いますが、大きなプロジェクトであれば、相当な数の業務(タスク)群が動くということになります。

 線表、あるいはガントチャートという言い方をよくしますが、縦軸に個別の業務を並べ、横の軸にスケジュールを並べて作業内容とその実行するべき期日を可視化する手法が、プロジェクト管理では一般的ではないかと思います。また、業務とは別に人的工数や設備などのリソース管理にもガントチャートは昔から使われていますね。

 正直なところ、チャットワークの「タスク機能」はこの業務全体の実行には向いていません。それぞれの業務とスケジュールの相関関係がビジュアル化されるものではないためです。そこでChatWorkでは、大きめのプロジェクトはGoogleスプレッドシートを利用してガントチャートを作成し、管理しています。普通の会社と変わりません。

ガントチャートの例

チャットワークのタスク機能はどこに使うもの?

 チャットワークのタスク機能がガントチャートの代替ではないとすれば、では何に使うものでしょう?それは、ビジネスコミュニケーションの効率化のために使う機能なのです。

 ガントチャートには記載していて当然そのスケジュールで動いているだろう、と放っておく。そんなことはしっかりした会社ではしませんね。検討したいことがあったり、想定外のことが起こってしまいスケジュールが延びそうなど、業務は状況が変化し続けます。

 「この業務は問題が発生していて解決策を考えたのだが見てほしい」。まさにこういった場合にチャットで話しかけるだけではなく、解決策を確認して提案をしてもらいたいなら、タスク機能の出番です。

 また、メンバーに「○○を見てね」「○○について意見があったら言ってね」とタスクを振ることで、その後の業務もポジティブに進めやすくなります。

 仕事で作成するドキュメントは時としてボリュームがありますが、チャットで即レスをしにくいものだと、ドキュメントの確認を忘れることがあります。確実に見てもらった上でのレスポンスを必要とする場合は、確認するというタスクを振るべきでしょう。

タスクを振っている画面

リアルな会議は数を厳選、タスクとチャットで業務効率化

 何かをやりたい時、あるいは企画を書いたドキュメントを見て意見をもらいたい時など、ChatWorkでは相手にタスクを振ります。

 毎回会議をセットして時間を調整するのではなく、チャット上で深い情報共有を済ませた上で、方針を定めるリアルな会議の数は厳選して開催する、といった業務の効率化を生むことができます。

 ただ、業務の必要度は会社でさまざま異なるでしょう。朝出勤したらエアコンのスイッチを入れること、などといったレベルをタスク機能で振るかどうかはお任せします。

 また、相手が上長の場合など、見てもらわないと自分の仕事が進まなかったりすることはよくあります。そういう場合はタスク機能を使用し、期限を設定するといいですね。ただし、タスク機能にお互いに慣れていない段階でメンバーが上長にタスクを振るのは、心理的な抵抗感が出ると思います。上長から、「大切なことは自分にタスクを振ってもらっていいよ」と周知するなどしたほうがいいでしょう。

 ChatWorkでは無駄な遠慮は時間の無駄と考えているので、必要だと思う要件は上長だろうと社長だろうと、メンバーからタスクを振っています。

社長に振るタスク

会社につきもののその他業務にもどんどん使う

 ここまで、メインの業務におけるタスク機能の使い方を説明しましたが、会社ってそれだけやっていればいいということではありませんよね。

・経費精算締め切りのお知らせ
・支払い依頼書類提出期限のお知らせ
・勤怠提出期限のお知らせ
・会社のオフィシャルな飲み会への参加・不参加連絡の催促
・夏休み取得期間の記入期限のお知らせ
・社内アンケート回答期限のお知らせ

 こういった業務をいちいちガントチャートで管理する会社はなかなかないと思います。とはいえ、人数が多くなればなるほど口頭で伝えても忘れる人が出てきてしまうもの。ChatWorkでも管理部門からタスクが振られてきます。

 このようにチャットワークのタスク機能は、チャットコミュニケーションを補完して、業務の抜け漏れを減らす機能です。会社によって使い方はそれぞれだと思いますが、ご参考になれば幸いです。

大出 裕之

ChatWork株式会社 メディア編集長。紙の雑誌やネットメディアの編集、ポータルサイトのメディア運営などを経て現職。チャットツールが世の中の働き方を変えつつあることを、様々な方法でお伝えしています。

http://www.chatwork.com/ja/