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添付ファイルのセキュリティを強化した文書管理システム「楽々Document Plus 3.6」

 住友電工情報システム株式会社は、文書管理・情報共有システムの新版「楽々 Document Plus Ver.3.6」を2月1日に発売する。

 楽々Document Plusは、企業内に分散して存在する文書やデータを閲覧・登録・保存・管理し、必要な時に必要な情報を検索ですぐに取り出せるようにする、文書管理・情報共有システム。複数のファイルを1つの「文書(ドキュメント)」に添付し、「フォルダ」に保管することで文書を登録する。登録した文書には日付や作成者などの任意項目を属性として付与できるほか、添付ファイルをPDFファイルに変換することで、専用のビューワで表示し、PDFのセキュリティ機能を活用可能にしている。

 今回の新版では、添付ファイルのセキュリティをさらに強化した。まず、ビューワ起動時とPDFファイルダウンロード時に、各ページの右上や中央に“社外秘”などの透かし文字を挿入できるようになった。これにより、機密性が高いファイルの社外流出や安易な印刷の抑制を行えるという。透かし文字としては、ダウンロードした利用者のID、ダウンロード日時、文書番号などの文書の属性項目の値を利用することもできる。

 またPDFファイルの開封時に、パスワード入力を求める設定が可能になったほか、PDFファイルのダウンロードを禁止して、印刷を許可するといった設定が行えるため、電子データとして流出する心配なく、機密性の高いファイルを印刷できるとのこと。

 こうした添付ファイルの権限は、ほかの権限と組み合わせてロールとして扱える。ロールはシステム共通のロールに加えて、フォルダごとにも独自に作成でき、フォルダごとの柔軟なセキュリティ設定を可能にしている。

 このほか、未読文書の一覧表示に対応。公開文書の中から、利用者がまだ閲覧していない文書を表示できるので、確認漏れのチェックが可能になった。

価格は、パッケージライセンスで150万円(税別)から。

石井 一志