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リコー、文書管理システム「Ridoc Smart Navigator V2」を電子帳簿保存法改正に対応する機能強化

 株式会社リコーは、文書管理システム「Ridoc Smart Navigator V2」について、電子帳簿保存法の改正に対応した機能強化を行い、10月16日に提供を開始する。

システム概念図

 機能強化では、改正電子帳簿保存法において、電子化された国税関係書類の真実性を確保するために義務付けられている、タイムスタンプ付与による保存運用に対応。電子文書をはじめとする電子データに対して、第三者機関の認証局であるタイムスタンプ局が、その書類が作成された日時を記録し、その後当該文書が改ざんされていないという信憑性を証明する。

 また、税務調査や社内監査時に、スキャン保存されたデータに訂正や削除の事実がなかったかを円滑に確認するための機能として、タイムスタンプの一括検証ツールを搭載。任意の期間や種類を指定して対象となる国税関係書類を抽出し、対象データに付与されたタイムスタンプを検証し、スキャン保存以降に改ざんされていないか、タイムスタンプの有効期限が切れていないかなどを一括で検証できる。

 国税関係書類の長期保管を可能にする機能としては、一般ユーザーが文書管理システムのゴミ箱データをクリアできない設定を追加。これにより、一定期間保存する必要のある国税関係書類が一般ユーザーによって削除されることを防ぐ。また、国税関係書類を付帯情報とともに、HDDやDVDなど外部の記録媒体に年度フォルダ単位で保存(アーカイブ)できる機能も搭載した。

 「Ridoc Smart Navigator V2」の対応OSは、Windows 8.1/8/7、Windows Server 2012 R2/2012/2008 R2/2008。価格は35万円(サーバーライセンス、税別)。

三柳 英樹