北里大学、会議のペーパーレス化で作業負荷を75％削減

　学校法人 北里研究所 北里大学が富士ゼロックス株式会社が提供するシステムを導入し、職員の会議資料準備にかかる作業負荷を75％削減。会議資料の作成・閲覧・管理のペーパーレス運用の実現により業務の生産性向上を実現した。

　北里大学では、定期的に開催する学部長会や大学院委員会などの大きな会議で、200枚におよぶ会議資料を作成し、36名の参加者に毎回配布していた。職員が事前に各部門から資料を集約し、順序や見栄えに配慮しながら整えプリント・配布して、会議終了後は書架に保管。プリント後に差し替えによる再プリントなども多く、資料準備にかかわる職員の業務負荷をいかに軽減するかが課題となっていたという。

　これらを解決するため、iPadと「モバイル統合アプリケーション for iOS」をはじめとする富士ゼロックスのソフトを活用して、会議資料を電子化し、会議参加者がiPad上でメモを追加したものを自分の資料としてサーバーに保管するまでの一連の流れをシステム化した。

　具体的には、各部門がさまざまなアプリケーションやフォーマットで作成した文書を事務局が集約し、ドキュメントハンドリングソフト「DocuWorks」で文書を束ねたり順序を入れ替えたりして1つの文書にまとめる。できあがった会議資料を文書管理システム「DocuShare」にアップロードする。会議当日、参加者は「DocuShare」にアップロードされた資料を各自のiPad上に取り込み閲覧。必要に応じてメモや下線などの編集も行える。外魏終了後は編集したファイルを自分の資料として「DocuShare」の自分専用フォルダにドラッグ＆ドロップで格納すれば、自席に戻った後も資料の閲覧が可能となる。これら一連の作業に、iPadのひと画面で操作できる「モバイル統合アプリケーション for iOS」を活用する。

　職員は「DocuWorks」で会議資料の集約作業が効率化し、ペーパーレス化により出力作業・出力後の差し替え・再プリントなどの工数が削減され、会議前日の資料準備工数を75％削減できたとしている。