日大商学部がペーパーレス会議を採用、印刷作業と年間24万枚の紙を削減

　日本大学商学部（以下、日大商学部）がペーパーレス会議の運用基盤として、文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager（以下、活文CLM）」を採用し、2014年9月1日から稼働した。開発元の株式会社日立ソリューションズ（以下、日立Sol）が3月23日、発表した。

　日大商学部は創設100周年記念事業の一環として、2014年7月16日に新本館を竣工した。併せて無線LAN環境を活用し、教授会や約30の委員会を対象に会議のペーパーレス化を決定。教授会は月2回、約100名の参加者が集まる会議で、100～200ページにおよぶ資料を紙で配布していたため、準備の手間が膨大となっていた。

　そこで会議資料の準備作業を省力化でき、タブレットの操作に不慣れでも扱えそうな操作性、適切な閲覧権限を付与できる点を評価し、活文CLMと閲覧端末としてiPadを導入した。

　同システムでは、資料を管理サーバーで一元管理し会議事に公開する。会議の参加者は、iPad上の専用アプリを起動するだけで、簡単に資料を閲覧可能。会議終了後は秘匿性の高い資料のみを削除できる。

システム構成図

　日大商学部では、膨大な資料の印刷時間が不要となった。従来、会議1回あたり約1万～2万の資料を印刷して用意していたとすると、年間で約24万枚の会議資料を準備する作業量を削減できる試算。もちろん紙コストの削減にもつながる。

　また、会議帯ごとに資料を閲覧できるメンバーを細かく設定することでセキュリティに配慮。会議の終了後に行っていた秘匿性の高い資料の回収作業も不要となり、情報漏えいの防止効果も得られたという。

　活文CLMは、Webブラウザ上で文書を管理できるアプリケーション。文書の登録・移動・コピー全てをドラッグ＆ドロップで操作できる。iPadで閲覧し、文書やフォルダのセキュリティ管理が可能なほか、複数の文書を1つの文書に束ねる「クリップ」機能も搭載。異なるアプリケーションで作成された複数の文書を画面上でドラッグして重ねるだけで1つのPDFファイルに束ねられる。