経費使用日から60日以上経過している場合は黄色、領収書が添付されていない場合は赤色など、細かく登録した経費規定に応じて3色の色分けがされる。従来は人手で確認していた規定の順守状況を機械的に行うことで、経理担当者は黄色・赤色のものだけに目を通すだけでよくなる
