住電情報、契約書の期限通知機能などを搭載した文書管理システム新版

　住友電工情報システム株式会社（住電情報）は20日、文書管理・情報共有システムの新版「楽々Document Plus Ver.3.4」を発表した。契約書などの期限を管理・通知する機能と、文書アーカイブ機能を充実させているのが特徴で、同日より販売を開始している。価格は150万円（税別）から。

　「楽々Document Plus」は、企業内に分散して存在する文書やデータを登録・保存・管理し、必要な時に必要な情報を検索してに取り出せるようにする、文書管理・情報共有システム。ISO文書管理や複合機連携による紙文書活用も可能なほか、タブレットなどのスマートデバイスでも利用できる。

　今回の新版では、契約書や規定書類などの期限付き文書については、その「期限」を事前に通知する機能を充実させ、更新漏れなどの業務ミスを防げるようにした。具体的には、文書の属性項目として設定された「期限日」に対し、あらかじめ指定された日（例えば期限日の30日前）に、期限が近づいていることを自動でメール通知する。登録者や契約締結時の関係者、特定のグループなど、メール送付先を柔軟に設定できるため、契約書管理の実務でも活用できるとのこと。

　また、楽々Document Plusで管理する文書をHTMLファイルとして出力可能にしたことで、一定期間を経過した文書を、アーカイブとしてHTMLファイルで保管できるようになった。このアーカイブ機能を利用し、定期的に文書のスナップショットを保存することもできる。

　さらに、文書の登録先URLを関係者にメール通知する機能を備えた。これにより、検索でヒットした重要文書を関係者に周知したり、文書の回覧を受けた上長が部門内に展開したり、といった文書共有目的で、より利用がしやすくなっている。