名鉄、グループ全体で「サイボウズ ガルーン」を6000名規模で本格稼動
2011年2月22日
サイボウズ株式会社
名鉄、グループ全体で「ガルーン」を6,000名規模で本格稼動
～内部統制に関わる文書から、イベント情報のお知らせまで共有～
サイボウズ株式会社 (本社：東京都文京区 代表取締役社長：青野 慶久(戸籍名： 西端 慶久) 以下サイボウズ)は、名古屋鉄道株式会社（本社：愛知県名古屋市 代表取締役社長：山本亜土（以下、名鉄））が、大規模向けグループウェア「サイボウズ ガルーン 2（バージョン2.5.4）」を本社と約140社に及ぶグループ会社全体の5,900ユーザーにて導入し本格稼動を開始されたことを発表いたします。
運輸、不動産、レジャー・サービス、流通事業など多岐にわたり展開している名鉄グループは、人々の暮らしと地域社会の発展に貢献をしています。地域から愛される「信頼のトップブランド」をめざすことを経営理念として掲げている同グループ。グループ各社の情報基盤を統合することで各社の強みをより生かし、連携の強化をはかるため、グループ会社間で共有できるグループウェアを「ガルーン 2」を導入しました。
【導入の背景と決め手】
2001年ごろより、連結での決算が重視されるようになりグループ会社との通達や報告を間でやりとりするツールとしてグループウェア製品の強化を図りましたが、グループ各社の自社のツールが独立していたこと、ユーザーインターフェースの使いにくさ、グループ各社のＩＴリテラシーのばらつきなどの理由により、会社内の総務、経理等の限られたユーザーのみでの利用に留まっていました。さらに、2007年になるとシステムの老朽化も進んできたため、グループ全体のメンバーが利用でき、かつ既存製品を運用するよりもコストを軽減できる新たなシステムを検討していたところ、「ガルーン」のデモンストレーションに触れ、以下の点を評価し導入を決定しました。
・各社内・グループ内での様々な情報を整理するため、ポータル機能（アクセス制御含む）を要していること
・Webサイトを触るような感覚で利用することができ、教育コストがかからないこと
・企業数・ユーザー数が多いので、ユーザーを階層で管理でき、アドレス帳を電話帳としても流用可能なこと
【導入時の工夫】
何カ月先まで施設予約を許可するかなどといった各社ごとに異なる細かな運用方法をヒアリングで聞き出し、利用上の統一的なルールとして落とし込んだ「利用規約」をグループ会社に周知いたしました。このような取り組みと、サイボウズの直観的なUIユーザーインターフェースにより、運用開始日に殺到することを予測していたヘルプデスクへの問い合わせはほとんどありませんでした。
また、ユーザー情報のメンテナンスについて、連携APIを使い独自のユーザー管理システムを構築しました。これは、例えば社員の増減があった際に、申請から承認、「ガルーン 2」のユーザー情報に登録されるところまでを自動化した仕組みです。「ガルーン 2」のユーザー管理画面にアクセスせずにユーザー情報の管理ができる他、ユーザーの事前登録などもできるシステムとしてグループ会社である株式会社メイテツコムとベンダーの協力のもとがで開発いたしました。登録完了の際にE-mailで通知が飛ぶなど、各ポイントでアラートが出るのでスムーズに登録処理が進むシステムになっています。グループ全体で千単位での人員の異動が発生することもあるため、今まで非常にコストがかかっていたユーザー情報管理の効率化を図ることができました。
【導入時の活用】
基本的には、「ガルーン2」上の全アプリケーションをグループ各社ごとで利用できるようアクセス権を設定し、各社に権限を委譲しています。各社ごとの運用に於いては、月1回の運用報告会議で運用管理レポートをもとに、ユーザー数の増減や利用上の課題を把握できる仕組みにしています。
それとは別に、全グループ会社が閲覧可能なポータルも作成し、内部統制上求められる、規則やマニュアル類をファイル管理にアップしています。
■ポータル・掲示板グループ全員が閲覧可能な全体のポータルと、グループ会社ごとにアクセス権を設定したポータルを作成し情報の内容によって、掲載先を使い分けています。また、誰でも自由に書き込んでよい掲示板を設けており、そこではレジャー事業や飲食事業を行っているグループ会社のイベント情報や店舗情報を書き込んだりして、グループ間での情報の共有にも役立てています。
■スケジューラ今までは、各個人の予定を登録していなかった部署でも利用が促進され、社内におけるスケジュール調整業務の効率化が図れました。また、スケジュールの登録をもって日常の営業活動記録として活用も進んでいます。
■回覧板（社内メール）Emailと異なり、社外に情報が出ないので、社内メンバー間のみの通達事項で安心して活用しています。フォローを書き込むことで電子会議室としての利用も可能なので、更に活用を促しています。
■ファイル管理通達文書、規則、社内報など様々なデータをノウハウとして蓄積しています。従来のシステムに蓄積されていたデータも移行して利用しています。
また、名鉄グループ（Group）内での情報共有する場（Room）の意味を込めて「ガルーン」に「GROOM（グルーム）」という愛称をつけて社内報で紹介するなど、活用の促進を図っています。
【今後の展開】
ユーザー数のさらなる拡大、また営業担当者などが、出先からも報告や情報の共有が行えるようモバイルでの利用環境を整備していきたいと考えています。
導入の決め手などインタビューした詳細の内容はこちらをご覧ください。
http://cybozu.co.jp/casestudy/example/meitetsu/
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